Personal-App (iOS, Android)
997 Ventures UG (haftungsbeschränkt) · Version 1.3 - Stand: Oktober 2026
Diese Erklärung gilt für die Bienenstock Personal-App auf dem Handy. Sie gilt nicht für die Eltern-App, das Check-in-Terminal oder die Verwaltungs-Web-App.
997 Ventures UG (haftungsbeschränkt)
Sonnenhof 13
67677 Enkenbach-Alsenborn
E-Mail: info@bienenstock-kita.de
Verantwortlich für die Verarbeitung der Personal- und Betriebsdaten im Sinne der DSGVO ist der jeweilige Kita-Träger. Die 997 Ventures UG verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Trägers (AVV). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie an Ihre Einrichtung.
Die Daten gehören Ihrer Einrichtung. Alle Daten, die Sie über die App übermitteln oder die Ihnen darin angezeigt werden, gehören Ihrer Einrichtung bzw. deren Träger. Der Träger ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und entscheidet über Zweck, Speicherdauer und Löschung. Die 997 Ventures UG (haftungsbeschränkt) stellt die App bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Trägers (Art. 28 DSGVO). Sie nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.
Die App richtet sich an Mitarbeitende der Einrichtung. Die Anmeldung erfolgt mit der Kita-ID, Ihrem persönlichen QR-Code (derselbe wie am Terminal) und einem persönlichen Passwort; die Kamera wird nur zum Scannen dieses Codes genutzt. Die App legt kein öffentliches Nutzerkonto an. Die Anmeldung bleibt bis zu 30 Tage auf dem Gerät bestehen.
Über die App können übermittelt werden:
Nutzt Ihre Einrichtung die Personalplanung (voreingestellt aus), zeigt die App den Tagesplan und die Team-Woche: Namen, Dienste, Pausen und die aktuelle Anwesenheit Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Abwesenheitsgründe sehen Sie nur für sich selbst. Stammdaten von Kindern und Kind-Codes zeigt die App nicht, zu Kindern nur Zählwerte; Freitexte von Kolleg:innen oder der Leitung und das von Eltern genannte Thema eines Gesprächstermins können aber Angaben zu Kindern enthalten.
Weitere Funktionen. Je nach Einstellung Ihrer Einrichtung zeigt die App außerdem:
Leitungen können Gefahren-Notizen festhalten und löschen.
Was Ihre Einrichtung einstellt. Welche Funktionen Sie in der App sehen, legt Ihre Einrichtung in ihren Einstellungen fest; Sie selbst können das nicht ändern. Voreingestellt sind:
Ihre Einrichtung kann Ihnen sagen, was bei ihr eingestellt ist.
Datensparsamkeit: Die App erhebt keine Standortdaten, greift nicht auf Fotos, Kontakte oder Mikrofon zu und enthält keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Inhalte werden nicht auf dem Gerät gespeichert, sondern bei jedem Aufruf geladen.
Nicht über diese App: Check-in und Check-out von Kindern (nur am Terminal in der Kita). Keine Kind-Codes, kein Eltern-Passwort. Die Eltern-App ist getrennt.
Der Team-Chat ist ein gemeinsamer Chat aller Mitarbeitenden Ihrer Einrichtung; die Leitung liest und schreibt am Computer mit. Einzel-Chats gibt es nicht. Ihre Einrichtung kann den Team-Chat in der App ausschalten (voreingestellt an). Nachrichten können mit @Personal, @Pinnboard, einer Gruppe oder dem Namen einer Person markiert werden. Der Chat ist auch auf privaten Endgeräten erreichbar. Er ist nicht für sensible Daten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) bestimmt, also nicht für Gesundheitsangaben, Angaben zu Kindern, Sozialdaten oder Personalakteninhalte.
Freitext in der App. In der Krankmeldung genügt die Meldung selbst; eine Diagnose müssen und sollen Sie nicht angeben. Gefahren-Notizen sieht das ganze Team; beschreiben Sie die Gefahr, nicht das Verhalten einzelner Kolleginnen und Kollegen. Nachrichten an Eltern erreichen alle Eltern der Einrichtung bzw. der gewählten Gruppe und können als Push-Benachrichtigung auf dem Sperrbildschirm erscheinen; nennen Sie darin keine einzelnen Kinder.
Aufbewahrung. Wie lange Chat-Nachrichten bleiben, stellt Ihre Einrichtung ein: 1 bis 7 Tage, voreingestellt 1 Tag. Danach werden sie um Mitternacht (Zeitzone Ihrer Einrichtung) automatisch gelöscht. Pinnboard-Beiträge, dazu gehören auch Team-Umfragen, sind von dieser Löschung ausgenommen und bleiben, bis sie entfernt werden oder das Vertragsverhältnis mit der Einrichtung endet.
Umfragen. Ihre Stimme wird mit Ihrer Person gespeichert, damit jede Person eine Stimme hat; angezeigt werden nur die Summen.
Rufen. Kolleginnen, Kollegen und die Leitung können Sie über den Chat „rufen“, wenn Sie eingecheckt sind. Sie bekommen einen Push mit Name und Grund und können mit „Komme“ oder „Geht nicht“ antworten; Ruf und Antwort stehen im Chat.
Automatische Hinweise. Ihre Einrichtung kann einstellen, dass das System unter dem Absender „Automatischer Hinweis“ Hinweise zur Arbeitszeit in den Chat schreibt. Gepostete Hinweise nennen die betroffene Person mit Namen und sind für die Mitarbeitenden im Chat sichtbar. Die Regeln und ihre Voreinstellungen:
Die Hinweise sind Feststellungen aus den erfassten Zeiten, keine Bewertung; „geplant, aber nicht da“ sagt nur, dass ein Check-in fehlt, nicht warum. Sie werden wie alle Chat-Nachrichten nach der eingestellten Aufbewahrung gelöscht. Welche Hinweise in Ihrer Einrichtung eingeschaltet sind, erfahren Sie bei Ihrer Einrichtung.
Sofern Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, wird vom Betriebssystem (iOS) bzw. Firebase-SDK (Android) ein Geräte-Token erzeugt und in Cloudflare KV (EU) gespeichert. Es ist mit Ihrer Personal-ID verknüpft, damit persönliche Hinweise nur Sie erreichen, und wird bei Abmeldung oder beim Ausscheiden gelöscht. Die Push-Berechtigung erteilen Sie selbst am Gerät und können sie jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen; einen eigenen Schalter dafür hat die App nicht. Die Speicherung der Fachdaten bleibt in Frankfurt. Ohne den Transit über APNs, FCM und Expo ist eine Zustellung auf iOS und Android nicht möglich.
Verarbeitung des Tokens bei den Push-Diensten:
Diese Token-Speicherung ist Bestandteil der von Apple und Google bereitgestellten Plattform-Infrastruktur. Eine EU-ausschließliche Push-Infrastruktur existiert nicht. Push setzt eine ausdrückliche Aktivierung im Betriebssystem voraus (Opt-In). Die Übermittlung in die USA ist bei Google (FCM) und Expo durch das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit zertifiziert, und ergänzend durch Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert. Für APNs bietet Apple keinen Auftragsverarbeitungsvertrag und keine APNs-spezifischen SCCs; es gilt das Apple Developer Program License Agreement, Attachment 1, und die DPF-Zertifizierung von Apple Inc.
Inhalte: Push-Nachrichten erhalten Sie nur, wenn Sie sie an Ihrem Gerät erlauben, und nur für Funktionen, die Ihre Einrichtung eingeschaltet hat:
Bestimmungsgemäß enthalten die Inhalte Organisations- und Arbeitszeitangaben, keine sensiblen Daten zu Kindern. Freie Texte werden technisch nicht gefiltert. Die Push-Dienste leiten die Inhalte nur durch und speichern sie nicht dauerhaft. Zeitkorrekturen, Krankmeldungen und der Chat-Verlauf laufen über die verschlüsselte Verbindung zur Anwendung, nicht über Push. Push-Inhalte können auf dem Sperrbildschirm erscheinen und bleiben in der Mitteilungszentrale Ihres Geräts, bis Sie sie löschen. Die Vorschau können Sie in den Geräteeinstellungen abschalten.
Alle über die App übermittelten Informationen werden in Datenbanken in Deutschland gespeichert und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Ausnahme: Für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen werden Geräte-Tokens an technisch notwendige Drittdienste übermittelt (siehe Abschnitt 6). In Cloudflare KV (EU) können Push-Tokens und Geräte-IDs mit Ihrer Personal-ID liegen. Rechtsgrundlage ist Ihr Beschäftigungsverhältnis mit dem Träger (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit vorhanden, eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung nach Art. 88 DSGVO). Für die Arbeitszeit- und Anwesenheitsdokumentation sind es gesetzliche Pflichten der Einrichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, u. a. Arbeitszeitgesetz und § 45, § 47 SGB VIII), für Krankmeldungen Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Bei kirchlichen Trägern gelten die entsprechenden kirchlichen Datenschutzgesetze. Push nur, wenn Sie die Berechtigung am Gerät erteilen. Die Nutzung der App ist freiwillig. Ihre Arbeitszeit in der Einrichtung wird am Terminal erfasst; aus der Nicht-Nutzung entstehen Ihnen keine Nachteile.
Für den Betrieb der App und, soweit aktiviert, Push und Wallet werden folgende Dienste eingesetzt:
Zeitmeldungen, Abwesenheiten und Chat laufen verschlüsselt direkt an die Anwendung in Frankfurt, nicht über Cloudflare.
Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbetools eingesetzt.
KI-Helfer (optional): Die App enthält einen KI-Helfer, der Fragen zum Kita-Alltag beantwortet. Er ist ausgeschaltet, bis die Kita ihn in ihren Einstellungen aktiviert; der Träger kann ihn zusätzlich sperren. Für Erzieher:innen arbeitet der Helfer immer mit Kennzeichen statt Namen. Für die Leitung nur, wenn die Kita die Stufe „Alle“ gewählt hat; dann sieht die KI die Namen des Personals. Verarbeitet wird über Google Vertex AI auf dem EU-Endpunkt; die Daten werden nicht zum Training verwendet. Was Sie in den Helfer eingeben, geht an die KI. Geben Sie dort keine Gesundheitsdaten ein.
Cloudflare Workers versenden die Push-Nachrichten. In Cloudflare KV mit EU-Datenresidenz (Frankfurt) liegen dafür die Push-Tokens und Geräte-IDs mit Gruppenzuordnung und Personal-ID; Push-Titel und -Text werden nur zur Zustellung durchgeleitet. Cloudflare hat keinen Zugriff auf die Supabase-Datenbank. Cloudflare Inc. hat Sitz in den USA; mögliche Zugriffe der US-Muttergesellschaft sind durch SCCs und den Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.
Auf dem Gerät speichert die App nur die Anmeldedaten Ihrer Sitzung (im geschützten Speicher des Betriebssystems: Schlüsselbund bzw. Keystore) und eine zufällige Geräte-Kennung für Push. Arbeitszeiten, Dienstpläne, Chat und andere Inhalte speichert die App nicht; sie werden bei jedem Aufruf geladen und liegen nur im Arbeitsspeicher. Außerhalb der App können Inhalte auf dem Gerät bleiben: Push-Nachrichten in der Mitteilungszentrale, ein hinzugefügter Wallet-Ausweis, Text, den Sie kopieren, und Bildschirmfotos. Die Anmeldung kann in einer Gerätesicherung enthalten sein; eine Anmeldung aus einer veralteten Sicherung lehnt der Server ab. Sie gilt höchstens 30 Tage ab dem Login und verlängert sich nicht von selbst. Mit „Abmelden“ oder „App zurücksetzen“ in den Einstellungen beenden Sie die Sitzung auf diesem Gerät.
Keine Bildschirmfotos, keine Weitergabe. Bildschirmfotos, Bildschirmaufnahmen und das Abfotografieren von Inhalten der App sind nicht gestattet, ebenso die Weitergabe von Inhalten an Dritte oder in andere Apps wie Messenger oder soziale Netzwerke. Das gilt besonders für Nachrichten, Dienstpläne, Anwesenheiten und Angaben zu anderen Personen.
QR-Code sicher aufbewahren. Ihr QR-Code ist Ihr Dienstausweis am Terminal und Ihre Kennung bei der Anmeldung in der App. Zusammen mit Ihrem eigenen Passwort öffnet er Ihren Zugang. Bewahren Sie Ausweis und Passwort sicher auf und geben Sie das Passwort niemandem. Ist der Ausweis verloren gegangen oder in falsche Hände geraten, informieren Sie umgehend Ihre Einrichtung; sie stellt Ihnen einen neuen Code aus.
Die Anwesenheit von Personal und Kindern am Eingang wird am Check-in-Terminal in der Kita erfasst. Die Einrichtung braucht diese Dokumentation für Betriebserlaubnis und Aufsicht (§ 45, § 47 SGB VIII) und für den Betreuungsschlüssel. Die Personal-App ergänzt dies um den Homeoffice-Check-in und zeigt Ihnen Ihre erfassten Zeiten und Ihr Überstundenkonto. Ob und wie die Einrichtung die App dafür einsetzt, legt der Träger fest.
Der interne Chat und Push-Benachrichtigungen sind Zusatzfunktionen. Push nur nach Opt-In im Betriebssystem. Der Chat ist nicht Pflicht für den Nachweis am Eingang.
Wer das regelt. Ob Sie die App auf einem Dienstgerät Ihrer Einrichtung oder auf Ihrem privaten Handy nutzen, regelt Ihr Arbeitgeber (der Träger); fragen Sie dort nach der geltenden Regelung. Wir empfehlen, die App ausschließlich auf Dienstgeräten der Einrichtung zu nutzen. Die Nutzung auf einem privaten Handy ist freiwillig. Ihre Arbeitszeit in der Einrichtung wird am Terminal erfasst, Krankmeldungen und Anliegen sind auch ohne App möglich. Aus der Nicht-Nutzung entstehen Ihnen keine Nachteile.
Auf Ihrem privaten Handy. Die App nutzt nur die Kamera (zum Scannen Ihres QR-Ausweises) und, wenn Sie zustimmen, Mitteilungen. Sie greift nicht auf Fotos, Kontakte, Standort oder Mikrofon zu und enthält keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Von Ihrem Handy werden nur die Geräte-Kennung für Push, der Gerätetyp (iOS/Android) und der Zeitpunkt der letzten Nutzung gespeichert. Wir können Ihr Handy weder verwalten noch aus der Ferne löschen. Bitte
Auf einem Dienstgerät. Zusätzlich gelten die Regeln Ihres Arbeitgebers. Ein Dienstgerät kann von Ihrem Arbeitgeber verwaltet werden (etwa über eine Geräteverwaltung). Was er dabei sehen kann, richtet sich nach diesen Regeln, nicht nach dieser App.
Auf einem Gerät, das sich mehrere teilen. Die Anmeldung gilt nur für Ihre Person und bleibt bis zu 30 Tage bestehen; die App meldet Sie nicht von selbst ab. Melden Sie sich deshalb nach jeder Nutzung ab (Einstellungen → Abmelden) und geben Sie Ihr Passwort nicht weiter.
Verlust oder Diebstahl. Melden Sie den Verlust sofort Ihrer Einrichtung. Sie ersetzt Ihren QR-Ausweis. Damit sind alle Ihre Anmeldungen beendet (spätestens nach 15 Minuten), Ihr eigenes Passwort ist gelöscht und Ihre Geräte sind von Push-Nachrichten abgemeldet. Danach richten Sie die App mit dem neuen Ausweis neu ein.
Ausscheiden. Archiviert Ihre Einrichtung Ihren Eintrag, sind alle Anmeldungen beendet (spätestens nach 15 Minuten), Ihr eigenes Passwort ist gelöscht und Ihre Geräte erhalten keine Push-Nachrichten mehr. Löschen Sie dann die App und einen gespeicherten Wallet-Ausweis.
Als Mitarbeitende stehen Ihnen die Rechte der DSGVO zu. Wenden Sie sich an Ihre Einrichtung, nicht an den App-Store.
Sie können Auskunft verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.
Unrichtige Angaben können Sie über die Einrichtung korrigieren lassen.
Lokal gespeicherte Daten löschen Sie durch Zurücksetzen oder Deinstallation der App. Übermittelte Zeitmeldungen und Anwesenheitsdaten werden betriebliche Aufzeichnungen des Trägers. Solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen (§ 47 Abs. 2 SGB VIII, mindestens fünf Jahre), wird die Verarbeitung eingeschränkt statt gelöscht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Chat-Nachrichten werden nach der von Ihrer Einrichtung eingestellten Aufbewahrung gelöscht (Abschnitt 3), Pinnboard wie in Abschnitt 3.
Art. 18, Art. 20 und Art. 21 DSGVO gelten nach Maßgabe des Gesetzes. Für gesetzlich vorgeschriebene Anwesenheitsdokumentation besteht kein Widerspruch gegen die Verarbeitung als solche.
Verantwortlich ist der Kita-Träger. Die 997 Ventures UG handelt als Auftragsverarbeiter.
Wir bieten optional Support über WhatsApp an. WhatsApp ist ein Dienst der Meta Platforms Inc. mit Sitz in den USA. Wenn Sie diesen Kanal nutzen, gilt Folgendes:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Nutzung des Kanals). Für datenschutzkonforme Anfragen: info@bienenstock-kita.de.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist jederzeit in der App und unter bienenstock-kita.de/personal-app-datenschutz einsehbar.
Bei Fragen zum Datenschutz: info@bienenstock-kita.de