Dokumentation, Anwesenheit, Kommunikation und Personal laufen ganz nebenbei mit.
DSGVO-konform · Datenbanken in Frankfurt · Gemini EU·Kostenlos ohne Kreditkarte·Software aus
Das Tablet im Eingang erfasst jedes Kommen und Gehen minutengenau. Daraus entstehen die Nachweise für Träger und Versicherung.
Die KI schlägt den Dienstplan vor, Sie ändern ihn mit einem Satz. Soll und Ist stehen nebeneinander.
Exporte und Nachweise so, wie Träger und Ämter sie brauchen. Eigene Auswertungen baut die Biene auf Zuruf.
Im Einsatz bei
Bekannt aus
„Meine Dokumentation geht automatisch. Am Abend habe ich alles.“
Sparen Sie sich die Stunden, Anwesenheitszeiten anzunähern. Treffen Sie Entscheidungen zur Personal- und Kind-Situation nicht im Blindflug - und begrenzen Sie Ihre persönliche Haftung bei Versicherungsfällen und Landeskontrollen.
Kinderleicht zu integrieren: so viel Technik wie nötig, so wenig wie möglich. Denn das Ziel ist, den Verwaltungsaufwand zu senken, nicht zu vergrößern.
Sparen Sie sich die Stunden, Anwesenheitszeiten anzunähern. Treffen Sie Entscheidungen zur Personal- und Kind-Situation nicht im Blindflug - und begrenzen Sie Ihre persönliche Haftung bei Versicherungsfällen und Landeskontrollen.
Kinderleicht zu integrieren: so viel Technik wie nötig, so wenig wie möglich. Denn das Ziel ist, den Verwaltungsaufwand zu senken, nicht zu vergrößern.
Dokumentation, Live-Übersicht und Kommunikation laufen schon mit ganz wenigen Daten.
Mia S.
Kein Aufwand, kein stressiges Einpflegen.
Mia S.
DokumentationLive-ÜbersichtKommunikation
Jeder Check-in und Check-out wird zeitstempel-genau erfasst und revisionssicher gespeichert. Tagesberichte für Amt und Versicherung entstehen auf Knopfdruck - ohne Papier, ohne Excel.
Fachkraft-Kind-Schlüssel, Betreuungszeiten und Aufsichtspflicht werden live gegen die Vorgaben Ihres Bundeslandes geprüft. Bei Abweichungen warnt das System, bevor es Probleme gibt.
Personal- und Belegungsprognosen für die nächsten 14 Tage zeigen Engpässe, bevor sie zur Notlage werden. Sie passen Schichten und Eingewöhnungen rechtzeitig an - und müssen seltener Gruppen schließen.
Auslastung, Ampel-Status, Anwesenheiten und Personalbesetzung - alles auf einem Bildschirm. Kein Anruf in die Gruppe, keine manuelle Zählung. Sie sehen, was läuft, in Echtzeit.
Eltern sehen Kita-Status und Nachrichten - und können der Kita durch digitales Abmelden und Organisieren aktiv helfen.
Keine verwirrenden Menüs, keine komplexe neue Software. Das macht uns aus: Das Tablet im Eingang macht die Arbeit für Sie.
Eltern und Personal halten ihre Karte ans Tablet. Check-in in unter 2 Sekunden - auch mit zwei Kindern auf dem Arm.
Leitung und Träger sehen Auslastung, Ampel, Gruppen - live im Dashboard. Auf Tablet, Desktop und Handy.
Die Leitung reagiert bei knappem Schlüssel sofort: Einlass steuern oder Personal umverteilen - bevor es kritisch wird.
Für Leitung und Träger entstehen Tagesberichte automatisch - revisionssicher signiert, jederzeit als PDF abrufbar.
Der Träger erhält monatlich auf Knopfdruck alle Dokumente für Amt und Versicherung in einem Paket.
Kein Wechsel der Stammsoftware nötig: Bienenstock benötigt Namen, Gruppe, Geburtsdatum und Betreuungsmodell pro Kind, mehr nicht.
Preise netto, einmalig.
Melden Sie sich bei Apple mit Ihrem oder einem neuen Account an und laden Sie anschließend die Bienenstock-App aus dem App-Store herunter.
CSV-Import aus Ihrer bestehenden Verwaltung oder schnelle Eingabe per Hand. Wir begleiten Sie per Video-Call.
Tablet im Eingang, Eltern scannen, Daten landen automatisch im Dashboard. Kein zweiter Schulungstag nötig.
1Büro · Leitung
Autopilot
Ihr KiTa-Assistent
Fass mir bitte alle Abmeldungen von heute zusammen. Sollten wir zwei Gruppen zusammenlegen?
Marienkäfer und Bienchen ab 9:00 gemeinsam in Bienchen, betreut von Anna und Lena.
Erledigt um 08:12 Uhr
2Personal-App · Erzieherin
KI-Helfer
Kita Sonnenblume
Kann ich zum Spaziergang noch eine Kollegin mitnehmen?
Ja. Lena aus Bienchen ist bis 11:00 frei, dort bleibt der Schlüssel erfüllt. Ich frage sie an.
Und informier bitte die Eltern über das Lampenfest am 11. November.
KIEntwurf an die Eltern · Marienkäfer
Liebe Eltern, am Mittwoch, 11. November feiern wir um 17 Uhr unser Lampenfest im Garten. Bringt gern eine Laterne mit. Euer Marienkäfer-Team
An 15 Familien gesendet
3Gruppen-Tablet · Tagesreport
Marienkäfer
Personalschlüssel erfülltTagesreport · Marienkäfer
HeuteHeute waren wir im Park und haben Kastanien gesammelt. Danach haben wir sie gemeinsam gezählt, bis zehn und weiter. Nach dem Mittagessen haben alle mit Ton geknetet.
4Eltern-App · Familie
Mein Kind
Mia
Meine Gruppe · Tagesreport von gestern
Heute waren wir im Park und haben Kastanien gesammelt. Danach haben wir sie gemeinsam gezählt, bis zehn und weiter.
Was hat Mia letzte Woche in der Kita gelernt, und was war das pädagogische Ziel?
Mia hat beim Kastaniensammeln bis 10 gezählt und mit Ton gearbeitet. Ziel der Woche: Mengen erfassen und die Feinmotorik stärken.
5Büro · Die AI meldet sich
Autopilot
Ihr KiTa-Assistent
Alle Gruppen sind zu jeder Zeit gedeckt. Zwei Frühdienste habe ich wegen Urlaub getauscht.
Akzeptiert um 16:05 Uhr
Bevor ein Text aus der Web-App oder vom Gruppen-Tablet an Eltern oder auf Ihre Website geht, prüft ihn der KI-Datenwächter: Nachrichten, Nachrichten an eine Familie, Termine, Gruppenberichte, Tagebuch-Notizen, Blog und Website. Findet er etwas, wird das Feld rot. Die KI ändert den Text nie, Sie bessern selbst nach.
1Namensabgleich, ohne KI
Der Server gleicht den Text mit den Namen der Kinder Ihrer Kita ab. Ohne KI und ohne KI-Guthaben. Die Namensliste verlässt den Server nicht.
2KI-Prüfung in der EU
Danach liest eine KI in der EU den Text, die Kindernamen sind vorher durch Platzhalter ersetzt. Sie antwortet nur mit einem Urteil, und Bienenstock speichert nichts davon. Braucht KI-Guthaben; ohne Guthaben läuft der Namensabgleich allein.
Voreingestellt an. Einen Text mit Fund sendet nur die Leitung, nach Eingabe des Admin-Passworts. Texte aus der Personal-App und dem Team-Chat prüft der Datenwächter nicht.
Nachrichten
Empfänger (KiTa-Gruppe)
BärenNachricht für Bären
KI-Datenwächter ist eingeschaltet
Text-Nachricht abschickenDatenbanken in Deutschland
Datenbank, Anmeldung und Hosting laufen in Frankfurt am Main, in der EU-Region von Supabase und Vercel.
KI in der EU, ohne Training und Speicherung
Text, Sprache und Fotos verarbeitet die KI über den EU-Endpunkt von Google Vertex AI. Eingaben trainieren kein Modell und werden nicht gespeichert¹. Nur das Erzeugen von Bildern läuft global, ohne Personenbezug; der Träger kann es sperren.
AVV und DSGVO
Den Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es als Lesefassung, Fragen dazu stellen Sie in einem Chat ohne KI-Guthaben. Alle Dienstleister stehen offen in einer Liste.
¹ Ausnahme: Bei Verdacht auf Missbrauch darf Google Eingaben bis zu 90 Tage aufbewahren. Bienenstock selbst speichert nichts.
Jede Kita wählt ihre KI-Datenschutz-Stufe, der Träger legt die Höchststufe für alle seine Einrichtungen fest. Es gilt die niedrigere.
Höchstens echte Namen von Erzieher:innen. Kinder sieht die KI nur als „Kind 1“, „Kind 2“. Grundeinstellung jeder Kita.
In Bienenstock
Das liest die KI
Was die Einrichtungen selbst schreiben (Team-Chat, Pinnwände, Notizen, Termine), liest die KI auf jeder Stufe außer „Aus“ unverändert mit, auch Namen darin.
Jeder Raum zeigt, wer gerade da ist. Live aus den Check-ins, ohne Nachzählen.
Gruppen aktuell
An jedem Raum: Höchstzahl, das Tageslimit von heute und die Ausweichgruppe.
Skizze fotografieren, fertig ist der Grundriss.
Räume aufs Papier zeichnen, Gruppennamen hineinschreiben, fotografieren. Sie prüfen die Zuordnung und speichern. Räume ohne Gruppe bekommen ein „#“, etwa „#Turnraum“.
Gruppen-Ampeln am Eingang
Auf Wunsch zeigt der Check-in-Bildschirm die Ampel ausgewählter Gruppen. Grün, Gelb oder Rot steht auch als Wort da.
Besonders bei uns: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Eltern tippen auf feste Aktionen und schreiben keine Nachrichten, die jemand lesen und beantworten muss. Die Kita schickt, was Eltern brauchen: wie voll die Kita gerade ist, den Tagesbericht der Gruppe und kurze Notizen zum Kind.
Eltern an die Kita
Kita an die Eltern
Einstieg per QR-Code, ohne Konto. Geschwister in derselben App. Die Kita legt fest, welche Aktionen Eltern sehen.
Kita Sonnenschein: nah am Limit
Es kann sein, dass bald keine Kinder mehr aufgenommen werden.
Eltern-App für iOS, Android und Web
Nachrichten & Umfragen
Mitteilungen aufs Handy, mit Abstimmung.
Push-Benachrichtigungen
Sofort Bescheid, wenn sich etwas ändert.
Kita-Ampel live
Wie voll die Kita gerade ist.
Kindernotizen
Kurze Notizen zum eigenen Kind.
Gruppenberichte
Der Tag der Gruppe, abends in der App.
Blogposts
Neuigkeiten aus der Kita, mit Bild.
Kita-WebseiteBeta
Eine eigene Seite, mit KI erstellt.
Kalender & Events
Termine mit Zu- und Absage, auch mit Kostenbeitrag.
Abmelden
Krank oder Urlaub: ein Tipp.
Essen absagen
Die Küche weiß es sofort.
Frühere Abholung
Vorab Bescheid geben, ohne Anruf.
Eltern-Pinnwand
Aushänge, die sonst an der Tür hängen.
Speiseplan & Allergene
Was es diese Woche zu essen gibt.
Einwilligungen
Zustimmungen je Kind, digital.
Belege & ErinnerungenBeta
Quittung, und ein Hinweis, wenn etwas offen ist.
Öffentliche Eltern-Seite
Die Live-Ampel auch ohne App.
Und mehr: Bienenstock kann diese externen Tools nutzen
Wir bereiten Ihre Personal-Aufzeichnungen auf. Wenn Sie mit Bienenstock auch planen, führen wir alle Daten zu Soll und Ist zusammen – auch Homeoffice und andere Sondersituationen.
So macht Planen Spaß!
Dienstplan geändert
29 Schichten neu, von der KI geplant
RückgängigZeit laufen lassenGruppe Sonnenblumen, Donnerstag
Die Zeit läuft von selbst. Oder ziehen Sie den Regler: In der hellen Plan-Box wächst die tatsächliche Zeit mit. Was niemand abgedeckt hat, wird orange schraffiert.
Eine Schicht, angesehen um 11:00 Uhr
Generieren Sie detaillierte Berichte und exportieren Sie Daten in verschiedenen Formaten für Ihre Aufzeichnungen
Zum Beispiel, zum Aufklappen:
Datensatz, Zeitraum und Anordnung in einem Satz. Die Biene baut daraus die Excel-Tabelle oder das PDF.
| Kind | Fehltage | davon krank |
|---|---|---|
| Mia | 2 | 2 |
| Ben | 0 | 0 |
| Lina | 3 | 1 |
| Emil | 1 | 1 |
| Noah | 4 | 3 |
Fehltage_Baeren_September.xlsx · bereit zum Download
Personalzeiten-API
Arbeitszeiten direkt in Ihre Lohn- und Personalsoftware.
Ihre Bundes- und Landesschnittstelle
Meldungen für das Reporting, direkt aus den Live-Daten.
Eigene Schnittstellen in 48 Stunden
Sie nennen das Format, wir bauen die Anbindung.
Ihre hausinterne KI
Ihre eigene KI fragt Bienenstock direkt ab.
Alle Daten werden automatisch erfasst und stehen im Tagesbericht zur Verfügung
| Datenpunkt | Live | Bericht |
|---|---|---|
| Kerndokumentation | ||
| Minutengenaue Anwesenheit Kinder (mit Modalitäten) | ● | ● |
| Minutengenaue Anwesenheit Personal (mit Gruppe & Arbeitsmodell) | ● | ● |
| Live-Betreuungsschlüssel | ● | ● |
| Kita-Kapazität über den Tag | ● | ● |
| Kapazitäts-Überschreitungen (minutengenau) | ● | ● |
| Gruppenverteilung | ● | ● |
| Notfall-Anwesenheitsliste | ● | ● |
| Jugendamts- & Versicherungsnachweise | - | ● |
| Landesexporte (z. B. KiDz) | - | ● |
| Meldung nach § 47 SGB VIII | - | ● |
| Personal | ||
| Fehlendes Personal | ● | ● |
| Personalstunden am Kind | - | ● |
| Personalstunden Gesamt | - | ● |
| Außerplanmäßige Personalstunden | - | ● |
| Visuelle Personalplanung / Dienstplan | ● | ● |
| Stundenkonto (Soll/Ist) | - | ● |
| Überstunden, Pausen u. a. | - | ● |
| Kommunikation | ||
| Abmeldungen (Kinder) | ● | ● |
| Frühere Abholungen | ● | ● |
| Kita-Status (Ampel) | ● | - |
| Essen | ||
| Essensabmeldungen | ● | ● |
| Live-Übersicht für die Küche | ● | - |
| Essens-Matrix (Kind × Öffnungstag) | - | ● |
| Essensabrechnung pro Kind | - | ● |
| Träger | ||
| Träger-Dashboard (alle Standorte) | ● | ● |
| Berichts-Archiv aller Einrichtungen | - | ● |
| Essenskosten einrichtungsübergreifend | - | ● |
Alle Auswertungen stehen als Download bereit - in der Kita-Verwaltung und im Träger-Dashboard
Grüne Formate öffnen ein echtes Beispiel-Dokument, erzeugt mit der Bienenstock-Exportfunktion - alle Namen und Zahlen darin sind frei erfunden.
Das Terminal im Eingangsbereich ist in Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit - für Eltern, Personal und Leitung.
Eltern scannen ihren persönlichen QR-Code zum Ein- und Auschecken. Kein Tippen, kein Suchen.
Eltern sehen direkt am Terminal den aktuellen Kita-Status und aktuelle Nachrichten der Einrichtung.
Erreicht die Kita ihre Kapazitätsgrenze, wird das Einchecken automatisch blockiert - keine Überbelegung.
Tablet aufstellen, einloggen, fertig. Kein IT-Wissen nötig - wir liefern das Gerät sogar kostenlos.
Live-Zahlen, Tages-, Wochen- und Monatsberichte - für jeden Standort und für den ganzen Verbund. Alles aus einem Dashboard.
Wir haben für Sie alle Rechtsvorgaben Ihres Landes zusammengetragen.
Zum Überblick aller 16 BundesländerStets konform und klar dokumentiert.
Verwaltungssoftware rechnet mit Vertrag und Buchung (Soll). Bienenstock misst, wer gerade da ist (Ist) - und ersetzt die bestehende Software nicht.
Bienenstock · Anwesenheit & Live-Betreuungsschlüssel
Ein kurzes Telefonat zu Ihren Fragen, auch dazu, wie Bienenstock zu Ihrer bestehenden Software passt.
Lernen Sie mehr über Datenschutz und Datenverwertung.
