BW · StuttgartGesetzliche Vorgaben · PersonalbemessungGruppen-FTE

    Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Baden-Württemberg 2026

    Gesetzliche Vorgaben, Personal-Kind-Verhältnis und Mindestpersonalschlüssel für Kitas in Baden-Württemberg

    Stand: ·Erstveröff.:
    Kindergarten in Baden-Württemberg mit Schwarzwald-Landschaft im Hintergrund, Kinder spielen im Außenbereich

    Einleitung: KiTa-Recht in Baden-Württemberg

    In Baden-Württemberg zählt die Gruppe, nicht das einzelne Kind. Für jede Gruppenart legt das Land fest, wie viele Vollzeitkräfte mindestens da sein müssen 1.

    Das Land sieht diese Höchstzahlen vor:

    GruppenartHöchstzahl
    Krippe10
    Ganztags20
    Verlängerte Öffnung22-25
    Halbtags / Regelgruppe25-28
    Altersgemischt25

    Erst die Gruppenstärke, dann die passende Vorgabe an Vollzeitkräften. Verfügungs- und Ausfallzeiten stecken schon in diesen Werten; Leitung kommt extra 2.

    Unsere abgeleiteten Live-Faktoren stehen in der Übersicht darunter.

    1. 1.§ 1 KiTaVO · § 7 KiTaG BW
    2. 2.§ 1 Abs. 4 KiTaVO

    • Krippe

      0–2 J.

      1:4,3

      Faktor 2,30

    • Regelgruppe

      3 J. – Schule

      1:10,6

      Faktor 0,94

    Altersgruppen in Baden-Württemberg: Krippe (0–2 J.) · Regelgruppe (3 J. – Schule) · Hort (ab Schule)

    Zur Wertetabelle ↓ · synchron mit dem Bundesländer-Vergleich. Der Live-Faktor nutzt die Konvention × 10.

    ModellGruppen-FTE

    Mindestpersonalschlüssel als Vollzeit-Fachkräfte pro Gruppe (inkl. Verfügungs- und Ausfallzeit, § 1 Abs. 1 KiTaVO). BW-Werte: Halbtags (4h) 1,3 (Ü3) / 1,4 (mit U3); Regelgruppe (6h) 1,8 / 2,0; verläng. Öffnung (6h) 1,9 / 2,0; Ganztags (7h) 2,3; Krippe U3 (7h) 2,06. Gruppenstärken § 1 Abs. 3: Krippe 10, Ganztags 20, VÖ 22-25, Halbtags/Regelgruppe 25-28. Leitungszeit kommt zusätzlich (§ 1 Abs. 4). Pro-Platz-Werte nur durch Division durch die Gruppenstärke ableitbar. Vollzeit typ. 39h/Woche (TVöD-SuE).

    Vorbereitungszeit eingerechnet: Ja
    Leitungs-Guide öffnenTräger-Guide öffnen

    Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.

    Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe

    Warum es Bienenstock-Werte gibt

    Wir machen Ihnen und Ihren Leitungen das Rechnen einfach, indem wir die Werte über das Tablet im Eingang auf Live-Werte rechnen und nicht versuchen, sie über Listen und Zettel anzunähern.

    Live-Gegenüberstellung in Baden-Württemberg: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Richtwerte je Alter; der Live-Check läuft bei Ihnen vor allem über die Gruppe.

    NameAltervon - bisLive-FaktorKindPersonal-Kind-Verhältnis1 : NGesetzl. EinheitenRechtsvorgabePersonalFachkraft
    Krippe0–2 J.2,301:4,32,06 je Gruppe10
    Regelgruppe3 J. – Schule0,941:10,61,8 je Gruppe≈ 1:10,6–11,9 je Kind10
    Fachkraft----10
    Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 11.09.2026

    Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind. Was Einhalten von der Jahresmeldung trennt.

    Höchstgruppenstärke (§ 1 Abs. 3 KiTaVO): Krippe 10 (U3) / 12 (2-J.) · altersgem. ab 1 J. 15 (max. 5 U3) · Ganztags 20 · verläng. Öffnung 22-25 · Halbtags/Regelgruppe 25-28

    Methodik · transparent

    Wie Bienenstock rechnet

    Wie die Bienenstock-Werte entstehen.

    1Kinder

    Jüngere Kinder zählen schwerer

    Jedes anwesende Kind bekommt ein Gewicht, den Live-Faktor aus der Tabelle oben. Der kommt aus dem Personalschlüssel für Baden-Württemberg ((Gruppen-FTE). Ein Krippenkind braucht mehr Personal als ein Hortkind, deshalb ist sein Gewicht höher.

    Besondere Kinder
    2Personal

    Jede Fachkraft zählt 10

    Eine voll anwesende Fachkraft bringt den Personalwert 10. So lassen sich Kinder und Personal auf derselben Skala vergleichen. Andere Rollen (Azubis, Hilfskräfte, Leitung) sind landesspezifisch geregelt.

    Besondere PersonaltypenBesondere Situationen
    3Ampel

    Genug Personal?

    Quote = KinderPersonal ≤ 1
    Unter 1 = grün. Über 1 = zu wenig Personal.

    Geprüft wird beides:

    • Jetzt, sekündlich live
    • Im Mittel über Tag, Woche oder Monat
    Bienenstock Live-Waage

    Gruppen-FTE-Modelle rechnen pro Standard-Gruppe, nicht pro einzelnes Kind. Bienenstock prüft Mindestbesetzung und Anwesenheit je Gruppe und warnt, wenn z. B. die zweite Krippenkraft fehlt. Wo sich ein Pro-Kind-Wert ableiten lässt, gilt dieselbe Regel: Fachkraft = 10, Kind = Live-Faktor.

    Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0

    Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle

    Beispiel: Krippe in Baden-Württemberg

    Sechs U3-Kinder (je 2,30) und zwei Fachkräfte (je 10):

    • Kinder-Seite: 6 × 2,30 = 13,80
    • Personal-Seite: 2 × 10 = 20
    • Quote = 13,80 ÷ 20 = 0,69 → grün, genug Personal

    Denselben Stand sehen Sie live und als Mittel über Tag, Woche und Monat. Kippt einer davon, merken Sie es im Verbund-Portal.

    Gleiche Logik in allen Ländern, andere Zahlen je Land. Bei Stichproben oder Audits können Sie die Ampel Schritt für Schritt nachvollziehen.

    Rechenbeispiel für Baden-Württemberg

    Zwei Alltagsszenarien aus der KiTaVO: eine Regelgruppe Ü3 und eine Krippe. So viel Mindestpersonal brauchen Sie; Leitung kommt obendrauf.

    Regelgruppe Ü3

    Gesetzl. Einheiten

    1,8 je Gruppe (≈ 1:10,6–11,9 je Kind)

    Bienenstock

    Live-Faktor 0,94

    Rechnung anzeigen
    • Mindestpersonal Ü3: 1,8 Vollzeitkräfte
    • Leitung (1 Gruppe): 6 h/Woche zusätzlich
    Ü31,8 Vollzeitkräfte (+ Leitung)

    Krippengruppe U3

    Gesetzl. Einheiten

    2,06 je Gruppe

    Bienenstock

    Live-Faktor 2,30

    Rechnung anzeigen
    • Mindestpersonal Krippe: 2,06 Vollzeitkräfte
    Krippe2,06 Vollzeitkräfte (+ Leitung)

    Richtwerte aus der gesetzlichen Personalbemessung. Im Alltag können Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfälle den Bedarf noch verschieben.

    Besondere Typen

    Besondere Personaltypen

    Auszubildende:r

    passivFaktor 0

    Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0). Landesrecht kann Anrechnung abweichend regeln.

    FSJ

    passivFaktor 0

    Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).

    Leitung

    extra: 6h/Wo bei 1 Gruppe, +2h/Wo je weitere

    Hilfskraft (nicht-päd.)

    Fachkraft : Hilfskraft
    1:1

    Inhalt bald verfügbar

    Hauswirtschaftskraft

    nein

    Keine pädagogische Arbeit am Kind, zählt nicht als P(t).

    Praktikant:in

    passivFaktor 0

    Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).

    Vertretungskraft

    jaFaktor 10

    Profilergänzende / externe Fachkraft

    jaFaktor 10

    Fachkraft : Hilfskraft

    1:1

    (§ 7 Abs. 5 KiTaG: Zusatzkraft als 2. Kraft bei ≤15 Kindern · § 1 Abs. 2 KiTaVO: bei eingruppigen Kitas als 2. Kraft)

    So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.

    Vorbereitungs- und Verfügungszeit

    Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Baden-Württemberg bereits steckt, und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.

    Verfügungs- & Vorbereitungszeit

    Im Faktor / Paket

    lt. § 1 Abs. 1 KiTaVO im Mindestpersonalschlüssel enthalten (mittelbarer Personaleinsatz/Verfügungszeit mind. 10 h/Woche, Ausfallzeiten 8 % für Krankheit und Fortbildung, KVJS-Ausführungshinweise)

    Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht, nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.

    Ausfall (Krankheit & Urlaub)

    Separat planen

    lt. § 1 Abs. 1 KiTaVO im Mindestpersonalschlüssel enthalten (mittelbarer Personaleinsatz/Verfügungszeit mind. 10 h/Woche, Ausfallzeiten 8 % für Krankheit und Fortbildung, KVJS-Ausführungshinweise)

    Der Tabellenfaktor enthält keinen Ausfall-Puffer, nur die reine Betreuungsrelation.

    Leitungszeit

    Separat planen

    Leitungszeit separat (§ 1 Abs. 4)

    Leitungsfreistellung ist nicht im Kind-Faktor enthalten, sie kommt als eigene Stellen oder Stunden hinzu.

    Weitere Angaben im Landestext

    Teils enthalten

    Gruppen-FTE-Modell

    Zusätzliche Hinweise aus dem Datensatz. Modell, Pauschalen oder Sonderregeln des Bundeslandes.

    Gewichtung besondere Kinder & Integration

    Behinderung / Inklusion

    • Kinder mit Behinderung in integrativen Gruppen (§ 2 Abs. 2 KiTaG): der zusätzliche, im Einzelfall zu ermittelnde Betreuungsbedarf ist vom Mindestpersonalschlüssel nach § 1 Abs. 1 KiTaVO NICHT abgedeckt und wird gesondert über die Betriebserlaubnis/Eingliederungshilfe geregelt (§ 1 Abs. 2 S. 5 KiTaVO i.V.m. § 1 Abs. 4, § 2 Abs. 2 KiTaG)

    Sprachförderung

    Inhalt bald verfügbar

    Integration

    Inhalt bald verfügbar

    Sozialraum / Sozialarbeit

    Inhalt bald verfügbar

    Besondere Situationen

    Ausflug

    jaFaktor 10

    Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)

    jaFaktor 10

    Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist im Bemessungswert enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.

    Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)

    Träger entscheidet

    Fragen Sie Ihren Träger

    Vor-/Nachbereitung (außer Kita)

    Träger entscheidet

    Fragen Sie Ihren Träger

    Praxisanleitung

    Praxisanleitung in der erweiterten Mindestpersonalausstattung enthalten (KVJS-Empfehlung)

    Hier lässt das Gesetz Luft für Entscheidungen des Trägers

    • Wie viel Leitungs-FTE (6 h/Wo + 2 h je Gruppe) Sie wirklich einplanen: das Gesetz staffelt nur, finanziert nicht automatisch
    • Ausfall- und Vertretungsreserve über das KiTaVO-Minimum hinaus, kein gesetzlicher Krankheits-Puffer
    • Pro-Kind-Live-Quote ist abgeleitet, nicht vorgeschrieben. Interne Schwellenwerte legen Sie selbst fest
    • Zusatzkraft vs. zweite Fachkraft bei ≤ 15 Kindern: Trägerentscheidung nach 1
    • § 1a-Flexibilisierung 2 ist bis 31.08.2027 verlängert (Ende Kindergartenjahr 2026/2027), Inanspruchnahme anzeigepflichtig 3; daneben KiTaFlex-Erprobung für konzeptbasierte Abweichungen
    • Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
    • Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
    1. 1.§ 7 Abs. 5 KiTaG
    2. 2.Unterschreitung des Mindestpersonalschlüssels um bis zu 20 % mit Ersatz durch zwei Zusatzkräfte, § 1a Abs. 1; Ersatz einer Fachkraft durch eine Zusatzkraft bis zu 8 Wochen, § 1a Abs. 2; Abweichung von der Höchstgruppenstärke, § 1a Abs. 3
    3. 3.§ 1a Abs. 5

    Quellen & Rechtsnormen

    § 7 KiTaG · § 1 KiTaVO (konsolidierte Fassung 2023, § 1 Abs. 1 verbatim) · § 1a KiTaVO (Übergangsmaßnahmen/Flexibilisierung) befristet bis 31.08.2027

    Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.

    Einzelzulassung möglich

    • Übergangsregel 1 2: nach Anzeige beim KVJS darf der Mindestpersonalschlüssel um höchstens 20 Prozent unterschritten werden; eine Fachkraft kann durch zwei Zusatzkräfte ersetzt werden 3

    1. 1.§ 1a KiTaVO
    2. 2.Frist durch VO vom 14.07.2025, GBl. Nr. 63, bis 31.08.2027 verlängert
    3. 3.§ 1a Abs. 5 KiTaVO: Anzeigepflicht

    Kontrolle & Prüfintervalle

    KVJS-Landesjugendamt - Betriebserlaubnis und Aufsicht nach 1; der geltende Mindestpersonalschlüssel wird nach 2 S. 4 KiTaVO in die Betriebserlaubnis aufgenommen. Abweichungen nach 3 sind gegenüber dem KVJS anzeigepflichtig 4

    1. 1.§ 45 SGB VIII
    2. 2.§ 1 Abs. 3
    3. 3.§ 1a KiTaVO
    4. 4.§ 1a Abs. 5 KiTaVO

    Häufige Fragen zur Personalbemessung in Baden-Württemberg

    Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Baden-Württemberg.

    Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Baden-Württemberg?

    In Baden-Württemberg gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,30 · 1:4,3, 2 J. (Krippe) · 2,30 · 1:4,3. Rechtsgrundlage: 1 2 · 3 (Übergangsmaßnahmen/Flexibilisierung) befristet bis 31.08.2027.

    1. 1.§ 7 KiTaG · § 1 KiTaVO
    2. 2.konsolidierte Fassung 2023, § 1 Abs. 1 verbatim
    3. 3.§ 1a KiTaVO

    Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Baden-Württemberg?

    Der Betreuungsschlüssel in Baden-Württemberg hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,30 · 1:4,3, 2 J. (Krippe) · 2,30 · 1:4,3. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Gruppen-FTE); Rechtsgrundlage: 1 2 · 3 (Übergangsmaßnahmen/Flexibilisierung) befristet bis 31.08.2027.

    1. 1.§ 7 KiTaG · § 1 KiTaVO
    2. 2.konsolidierte Fassung 2023, § 1 Abs. 1 verbatim
    3. 3.§ 1a KiTaVO

    Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Baden-Württemberg?

    Die Personalbemessung in Baden-Württemberg ist geregelt in: 1 2 · 3 (Übergangsmaßnahmen/Flexibilisierung) befristet bis 31.08.2027. Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Gruppen-FTE".

    1. 1.§ 7 KiTaG · § 1 KiTaVO
    2. 2.konsolidierte Fassung 2023, § 1 Abs. 1 verbatim
    3. 3.§ 1a KiTaVO

    Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Baden-Württemberg eingerechnet?

    Ja. In Baden-Württemberg sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in der gesetzlichen Personalbemessung bereits eingerechnet. Träger müssen diese mittelbare pädagogische Arbeit nicht separat aufschlagen.

    Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Baden-Württemberg?

    KVJS-Landesjugendamt - Betriebserlaubnis und Aufsicht nach 1; der geltende Mindestpersonalschlüssel wird nach 2 S. 4 KiTaVO in die Betriebserlaubnis aufgenommen. Abweichungen nach 3 sind gegenüber dem KVJS anzeigepflichtig 4 Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.

    1. 1.§ 45 SGB VIII
    2. 2.§ 1 Abs. 3
    3. 3.§ 1a KiTaVO
    4. 4.§ 1a Abs. 5 KiTaVO

    Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Baden-Württemberg?

    • Zusatzkräfte 1 als 2. Kraft bei ≤15 Kindern

    1. 1.§ 7 Abs. 5 KiTaG

    Was ist eine Zusatzkraft nach § 7 Abs. 5 KiTaG Baden-Württemberg?

    Die Zusatzkraft ist die zweite pädagogische Kraft, die in eingruppigen Einrichtungen oder Gruppen mit bis zu 15 Kindern eingesetzt werden darf. Sie ersetzt nicht die Erstfachkraft, sondern ergänzt sie 1.

    1. 1.§ 7 Abs. 5 KiTaG

    Vergleich mit Nachbarbundesländern

    Wie regeln Nachbarbundesländer von Baden-Württemberg die Personalbemessung? Direkt vergleichen:

    BY
    Bayern
    Anstellungsschlüssel (gewichtet)
    RP
    Rheinland-Pfalz
    VZÄ je Platz bei 7h
    HE
    Hessen
    Fachkraftfaktor × Stunden
    Alle 16 Bundesländer im Direktvergleich

    Der Schlüssel in Baden-Württemberg gilt für wer da ist.

    Personalschlüssel und Betreuungsschlüssel rechnen mit anwesenden Kindern, nicht mit gebuchten Plätzen. Bienenstock holt die Anwesenheit am Kiosk-Tablet und setzt den Live-Schlüssel nach Landesrecht in Baden-Württemberg darauf.

    Sie haben Anforderungen, die von unseren vereinheitlichten Bundesland-Zahlen abweichen? Schreiben Sie uns , wir richten gerne einen Account nach Ihren persönlichen Vorgaben ein. Haben Sie Verbesserungsvorschläge für unsere offiziellen Werte, schreiben Sie uns.

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