Mind. 1 Fachkraft (nach § 25b Abs. 1 oder 4) während der gesamten Öffnungszeit anwesend (§ 25c Abs. 5 HKJGB)
Kategorie ILeitungs-Guidefür: HE
Fachkraftfaktor × Stunden (Hessen) - Leitungs-Guide
Personalbedarf nach § 25c Abs. 2 HKJGB berechnen — unabhängig von der Buchungszeit; 22 % Ausfall bleiben Stellenplan.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Hessen: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
Hessen berechnet den Stellenplan in Personalstunden pro Kind und Woche — plus 22 % für Krankheit und Urlaub (Abs. 1, seit 2020) und Leitung extra (Abs. 3). Der Live-Faktor ist nur Abs. 2: Fachkraftfaktor × 10. Krippe braucht deutlich mehr Stunden als Ü3 oder Hort.
Im Alltag mit Bienenstock: Die Anzeige hängt nicht von Halbtags- oder Ganztagsbuchung ab — nur davon, wer gerade da ist. Grün = ausreichend besetzt. Zusätzlich müssen Sie sicherstellen: mindestens eine Fachkraft während der ganzen Öffnungszeit.
Definition Bemessungsart
Hessen (§ 25c HKJGB): Live = Fachkraftfaktor Abs. 2 (0,2 U3 / 0,07 Ü3 / 0,06 Schulkind) × 10; der Betreuungsmittelwert kürzt sich raus. 22 % Ausfall (Abs. 1, seit 2020, vorher 15 %) und bis zu 20 % Leitung (Abs. 3) sind Stellenplan/Betriebserlaubnis, nicht im Live-Faktor. Mittelbare Arbeit extra (§ 25a Abs. 1 S. 2).
Kategorie I: Per-Kind (Personal-h ÷ Kind-h, verschiedene Notationen: 1:N · VZÄ/Platz · h/Wo/Kind · Anstellungsschlüssel)
Bienenstock Live-Waage
Bienenstock macht aus dem Gesetzeswert ein Gewicht pro Kind (Live-Faktor in der Tabelle) und setzt jede anwesende Fachkraft auf 10. Die Ampel hält die Waage: Kinder-Summe ÷ Personal-Summe ≤ 1 bedeutet genug Personal.
Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Warum es Bienenstock-Werte gibt
Wir machen Ihnen und Ihren Leitungen das Rechnen einfach, indem wir die Werte über das Tablet im Eingang auf Live-Werte rechnen und nicht versuchen, sie über Listen und Zettel anzunähern.
Live-Gegenüberstellung in Hessen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert gilt unabhängig von Halbtags- oder Ganztagsbuchung. Bienenstock rechnet ihn auf „pro Fachkraft, pro Stunde“ herunter, damit er als einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft) nutzbar ist.
| Name | Altervon - bis | Live-FaktorKind | Personal-Kind-Verhältnis1 : N | Gesetzl. EinheitenRechtsvorgabe | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Krippe | 0–2 J. (U3) | 2,00 | 1:5,0 | 0,2 | 10 |
| Kindergarten | 3 J. – Schule (Ü3) | 0,70 | 1:14,3 | 0,07 | 10 |
| Schulkind | ab Schule | 0,60 | 1:16,7 | 0,06 | 10 |
| Fachkraft | - | - | - | - | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind. Was Einhalten von der Jahresmeldung trennt.
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Hessen besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen, mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
extra (§ 25a Abs. 1 S. 2)
Vorbereitung und Bürozeit sind nicht in der Ampel, nur die direkte Betreuungszeit der anwesenden Fachkraft zählt. Planen Sie Bürozeiten im Dienstplan, nicht als fehlende Fachkraft in der Gruppe.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
Die Ampel kennt keinen Krankheits-Puffer. Wenn zwei Fachkräfte fehlen, ist die Gruppe rot, auch wenn der Jahres-Stellenplan formal stimmt.
Leitungszeit
Leitung +20 %, max. 1,5 VZS separat in § 25c Abs. 3
Wenn die Leitung kurz in der Gruppe mitarbeitet, kann sie in Bienenstock als Fachkraft eingecheckt werden. Rolle im System beachten.
Weitere Angaben im Landestext
Fachkraftfaktor = kindbezogener Netto-Mindestbedarf (§ 25c Abs. 2) · Ausfall +22 % separat in § 25c Abs. 1 (Stellenplan/Arbeitsverträge, nicht im Live-Faktor; seit 01.08.2020, vorher 15 %)
Betrifft meist den Stellenplan, nicht die tägliche Ampel, außer es steht ausdrücklich „Live“ dabei.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software rechnen Sie wöchentlich die Soll-Personalstunden je Altersgruppe aus — plus 22 % Reserve für Ausfall.
- 1Kinder nach Alter (U3 / Ü3 / Schulkind) und Buchungs-Mittelwert (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h) erfassen
- 2Soll-Personalstunden = Kinderzahl × Fachkraftfaktor × Buchungs-Mittelwert (Abs. 2 / Live)
- 3Für den Stellenplan: das Ergebnis × 1,22 für die Ausfall-Reserve (22 %, Abs. 1)
- 4Den tatsächlichen Personaleinsatz wöchentlich abgleichen
- 5Festhalten, dass jederzeit mindestens 1 Fachkraft anwesend war
- 6Leitungszeit separat erfassen (bis 20 % obendrauf)
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 45-60 Min/Woche
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine - oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein - bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit - Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität - Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden - diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind - und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit - z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 - Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg - keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 - sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch - minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll - automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig - ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort - auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen - bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0). Landesrecht kann Anrechnung abweichend regeln.
FSJ
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Leitung
extra: 20 % des kindbezogenen Netto-Mindestbedarfs, höchstens 1,5 Vollzeitstellen (§ 25c Abs. 3 HKJGB)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
nein
Keine pädagogische Arbeit am Kind, zählt nicht als P(t).
Praktikant:in
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10Ergänzung / Assistenz
Fachkraft zur Mitarbeit (§ 25b Abs. 3 HKJGB: Bezug zum Profil/Konzept). Zählt live mit Faktor 10, sitzt in der 30-%-Gruppe anders qualifizierter Kräfte (Abs. 3 Satz 2, seit 10.12.2025, vorher 25 %) — nicht in der 50-%-Fachkraftgruppe. Während der Öffnungszeit muss zusätzlich eine Fachkraft nach Abs. 1 oder 4 anwesend sein (§ 25c Abs. 5).
Fachkraft : Hilfskraft
§ 25b HKJGB nennt keine feste Mindestquote für Fachkräfte. Fachkräfte zur Mitarbeit (Abs. 3 Nr. 7–9, Bezug zum Profil/Konzept — das ist der Typ Profilergänzende) höchstens 30 % des Mindestpersonalbedarfs ohne Leitung (Abs. 3 Satz 2, gültig seit 13.12.2025, vorher 25 %). Quereinstieg sitzt in derselben Gruppe, nicht in einer zweiten 25-%-Quote. Während der Öffnungszeit muss eine Fachkraft nach Abs. 1 oder 4 anwesend sein (§ 25c Abs. 5).
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
- Integrationskinder über separate Rahmenvereinbarung mit zusätzlichem Personal
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Weitere Gewichtungen
- nicht in § 25c geregelt
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
nein
Verfügungszeit ist nicht im Bemessungswert. Vor-/Nachbereitung zählt nicht als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
Träger entscheidet
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
nein
Folgt aus „Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)“ = nein, außerhalb der Kita ohnehin nicht anwesend.
Praxisanleitung
§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Profilergänzende zählen als Fachkraft zur Mitarbeit, max. 30 % (§ 25b Abs. 3 Satz 2 HKJGB)
- Leitungszeit bis 20 % obendrauf (Trägerentscheidung)
- Integrationskinder über eine separate Rahmenvereinbarung (zusätzliches Personal)
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
Einmal im Jahr (Annahme); Förder-Verwendungsnachweis
Weiterlesen
Land-spezifischer Artikel zu Hessen
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
HEFachkraftfaktor × Stunden
Personalbemessung Kindergarten Hessen
§§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%)
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
VZÄ je Platz bei 7h
RP
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Gruppen-FTE
BW · NI
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Kindpauschale + PersVO
NW
Live-Monitoring statt Excel-Listen
Bienenstock übersetzt Fachkraftfaktor × Stunden (Hessen) in Echtzeit-Compliance - minute-genau, ohne Stichtags-Sorgen, mit voller Versicherungs- und Haftungsdokumentation.