Wie Sie als kommunaler oder freigemeinnütziger Träger die Landesvorgaben nach §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%) rechtssicher dokumentieren, mehrere Standorte vergleichen, Versicherungsrisiken minimieren und Personal verbundweit tracken.
Bienenstock übersetzt die Rechtsvorgaben Ihres Bundeslandes in laufende Echtzeit-Parameter und macht sie zur Grundlage jeder Auswertung und jedes Reportings. Zusatzvorgaben wie die Personal-/Hilfskraft-Quote oder die 2/3-Fachkräfte-Regel werden bei der Auswertung der Konformität mit beachtet und der Live-Bewertung zugeführt. Dabei wählen Sie als Träger oder Leitung die Granularität frei, stündlich, täglich oder wöchentlich, oder verfolgen die Werte laufend als Echtzeit-Compliance-Standard. Live in Ihren Einrichtungen (Hessen): Kind-Werte in den Spalten Live-Faktor, P : K und Bemessungswert, Personal in der letzten Spalte immer 10 je anwesender Fachkraft. Für einfachere Zahlen rechnet Bienenstock alle Werte auf diese Konvention um, siehe Tabelle unten.
§§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%)
Modell: Fachkraftfaktor × Stunden
| Name | Altervon – bis | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Krippe | 0–2 J. (U3) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | 10 |
| Kindergarten | 3 J. – Schule (Ü3) | 0,85 | 1:11,8 | 0,07 | 10 |
| Schulkind | ab Schule | 0,73 | 1:13,7 | 0,06 | 10 |
| Fachkraft | — | — | — | — | 10 |
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Hessen besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen, mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Für Träger in Hessen gilt Fachkraftfaktor × Stunden. Die Geschäftsstelle muss zwei Ebenen parallel führen: den Stellenplan nach Gesetz (Fachkraft-Stunden) und die Live-Besetzung (wer gerade in der Gruppe steht).
§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
In den meisten Trägerschaften - kommunal, frei, kirchlich, privat - läuft die Compliance-Dokumentation noch über eine Kette aus Einzeltools: Excel-Stundenlisten der Leitungen, gedruckte Anwesenheitsbögen, monatliche Rückmeldungen per E-Mail, händische Konsolidierung in der Geschäftsstelle. Das funktioniert - bis es nicht funktioniert.
Excel pro Standort, Outlook für Rückmeldungen, Word-Listen für Stichproben - jede Einrichtung pflegt eigene Formate. Ein verbundweiter Status ist nicht abrufbar, sondern muss manuell zusammengetragen werden.
Bis ein vollständiger Bericht für das Jugendamt fertig ist, vergehen oft 2-3 Wochen Monatsende. Bei einer Stichprobe oder einem Vorfall müssen Sie rückwirkend rekonstruieren - was selten lückenlos gelingt.
Geschäftsführung und kaufmännische Leitung haften persönlich, wenn dokumentierte Pflichten verletzt wurden - auch dann, wenn die Unterschreitung „nur" in einer einzelnen Einrichtung passiert ist und nie gemeldet wurde.
Die Geschäftsstelle sieht Probleme oft erst, wenn sie schon eskaliert sind. Live-Daten verschieben die Erkennungszeit von „Wochen nach dem Vorfall" auf „Stunden vor dem Vorfall" - und damit auch die Eingriffsmöglichkeit.
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren — auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung — Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko — auch nach Jahren noch.
Im Schadensfall - Unfall, Aufsichtspflichtverletzung, Inklusions-Konflikt - prüfen Haftpflicht und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum exakten Zeitpunkt des Ereignisses. Wer das nicht belegen kann, zahlt im Zweifel selbst oder verliert den Versicherungsschutz.
Sechzehn Länder, sechzehn Formeln. Bienenstock macht daraus eine einfache Ampel: Sind gerade genug Erwachsene für die Kinder da? Drei Schritte, ohne Fachchinesisch.
Jedes anwesende Kind bekommt ein Gewicht, den Live-Faktor aus der Tabelle oben. Der kommt aus dem Personalschlüssel für Hessen ((Fachkraftfaktor × Stunden). Ein Krippenkind braucht mehr Personal als ein Hortkind, deshalb ist sein Gewicht höher.
Eine voll anwesende Fachkraft bringt den Personalwert 10. So lassen sich Kinder und Personal auf derselben Skala vergleichen. Andere Rollen (Azubis, Hilfskräfte, Leitung) sind landesspezifisch geregelt.
Geprüft wird beides:
Bienenstock macht aus dem Gesetzeswert ein Gewicht pro Kind (Live-Faktor in der Tabelle) und setzt jede anwesende Fachkraft auf 10. Die Ampel hält die Waage: Kinder-Summe ÷ Personal-Summe ≤ 1 bedeutet genug Personal.
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert + 22 % Ausfall (§ 25c HKJGB)
Fachkraftfaktor U3: 0,2 · Ü3: 0,07 · Schulkind: 0,06
Booking-Mittelwert kürzt sich raus → Live-Faktor ist buchungs-unabhängig. 22 % Ausfall seit 2020 (vorher 15 %). Leitungszeit (bis 20 %) wird separat aufgeschlagen.
Sechs U3-Kinder (je 2,44) und zwei Fachkräfte (je 10):
Denselben Stand sehen Sie live und als Mittel über Tag, Woche und Monat. Kippt einer davon, merken Sie es im Verbund-Portal.
Gleiche Logik in allen Ländern, andere Zahlen je Land. Bei Stichproben oder Audits können Sie die Ampel Schritt für Schritt nachvollziehen.
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine — oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein — bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind — und dokumentieren sauber für Sie.
Bienenstock dokumentiert minutengenau in jeder Einrichtung Ihres Verbunds — automatisch, ohne dass Leitungen oder Verwaltung Listen führen müssen. Für den Träger heißt das: ein Klick und Sie haben den Standortvergleich, den Jugendamts-Report oder den Versicherungsnachweis griffbereit.
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig — ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten pro Standort und für den Verbund. Bei Stichproben, Vorfällen oder Träger-Audits haben Sie den Nachweis sofort — auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen — bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Eine Oberfläche für die gesamte Trägerschaft. Sie sehen jede Einrichtung Ihres Verbunds in Echtzeit, bekommen Frühwarnungen bei kritischen Werten und haben alle Berichte und Audits jahresübergreifend archiviert.
Status aller Standorte in einer Ansicht. Drill-Down auf jede Kita per Klick.
Push an Geschäftsführung & Aufsichtsrat sobald eine Einrichtung kritisch wird.
Tages-, Wochen-, Monats-, Audit-Berichte — jahresübergreifend gespeichert, sofort exportierbar.
Träger mit mehreren Einrichtungen brauchen mehr als nur pro-Kita-Sicht. Bienenstock aggregiert Personaldaten standortübergreifend und macht sie sofort vergleichbar - für Stellenplanung, interne Audits und externe Berichte.
Eine Ansicht für alle Standorte: aktuelle Quote, Personalbesetzung, kritische Werte, ausstehende Tagesprotokolle. Drill-Down per Klick auf jede Einrichtung.
Wer arbeitet wo, wann und wie viele Stunden tatsächlich am Kind? Bienenstock trackt das automatisch und macht es exportierbar - für Personalplanung, Förderabrechnung und Tarifgespräche.
Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresberichte - pro Standort oder verbundweit. Format: PDF für Behörden, Excel/CSV für interne Analyse, Träger-Format für Gremiensitzungen.
Förderkonstrukte unterscheiden sich pro Bundesland erheblich. Bienenstock exportiert die Daten in den Formaten, die das jeweilige Landesjugendamt erwartet - inklusive Hessen-spezifischer Felder.
Was das für Ihren Verbund und Ihre Einrichtungen in Hessen bedeutet: Was im gesetzlichen Personal-Paket schon drin ist, was Sie extra im Stellenplan reservieren müssen und was die Live-Ampel anders sieht. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Fachkraftfaktor = kindbezogener Netto-Mindestbedarf inkl. mittelbarer pädagogischer Arbeit (kein separater Verfügungszeit-Abzug in Hessen)
Sie müssen Verfügungszeit nicht extra auf jeden Stellenplan schlagen, das Land hat sie im Paket berücksichtigt. Für Live steckt Verfügung im Kind-Faktor mit drin (v wird einmal entpackt). Bürozeit belastet die Ampel nicht wie fehlende Gruppenkraft, solange die Gleichzeitigkeit stimmt.
+22 % separat in § 25c Abs. 1 (im Live-Faktor als × 1,22, seit 01.08.2020, vorher 15 %)
Der gesetzliche Schlüssel ist bereits hochgerechnet. Ausfall steckt im Paket, nicht als zweite Reserve. Live zieht Krankheit nicht noch einmal vom Kind-Faktor ab; Vertretung im Tagesgeschäft bleibt trotzdem Ihre Aufgabe.
Leitung +20 %, max. 1,5 VZS separat in § 25c Abs. 3
Prüfen Sie, ob Leitung über Förder-Pauschale oder Sondertopf läuft. Gruppenpersonal bleibt davon getrennt.
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extra: 20 % des kindbezogenen Netto-Mindestbedarfs, höchstens 1,5 Vollzeitstellen (§ 25c Abs. 3 HKJGB)
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Verbindliche Personalzusammensetzung (§ 25b HKJGB, Novelle 2025): mind. 50 % pädagogische Fachkräfte, max. 25 % Quereinsteiger:innen (DQR-4, § 25b Abs. 2 Nr. 6) und max. 25 % Kräfte mit ergänzender/profilrelevanter Qualifikation. Hessen ist das einzige Land mit expliziter Quereinsteiger-Höchstquote (25 %, seit 2023 von 15 % angehoben)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
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Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
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§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
Werte, Gesetze, Reform-Timeline, FAQ für Hessen.
Zur ÜbersichtSchritt-für-Schritt für die Kita-Leitung - Live vs. Bilanz, Eingriffshebel.
Zum Leitungs-GuideVerbund über Landesgrenzen? Hier vergleichen Sie alle 16 Personalbemessungs-Modelle.
Zum VergleichDemo für Geschäftsstelle & Aufsichtsrat. Wir zeigen, wie der Verbund mit Bienenstock unter $Fachkraftfaktor × Stunden aussieht - inkl. Rückforderungsschutz, Standortvergleich und Versicherungsnachweis.
