2 päd. Kräfte je Gruppe (§ 28 Abs. 1 KiBiz)
ÜbersichtLeitungs-Guide
NW · DüsseldorfGesetzliche Vorgaben · Personalbemessung Gruppen-FTE-Modell
Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Nordrhein-Westfalen 2026
Kindpauschale und Personalvorgaben nach §§ 28, 33 KiBiz und PersVO 2024
Stand: ·Erstveröff.:
Einleitung: KiTa-Recht in Nordrhein-Westfalen
In NRW stecken Förderung und Personalbedarf in der Kindpauschale 1. Entscheidend sind Gruppenform und Buchungszeit, daraus folgt, wie viele Stunden Sie vorhalten müssen.
Drei Formen: I altersgemischt (2 Jahre bis Schule, max. 20), II nur U3 (max. 10), III nur Ü3 (max. 25). Buchung: 25, 35 oder 45 Stunden pro Woche.
Die Anlage zu 2 (Stand 01.08.2020) listet Gesamt-, Fachkraft- und Leitungsstunden je Kombination. Bei 35-h-Buchung zum Beispiel: GF I 99,5 / 77 / 7 h, GF II 107 / 77 / 7 h, GF III 99 / 38,5 / 7 h, plus Ergänzungskraft in Höhe der Fachkraftstunden bei GF III.
Die Live-Faktoren dazu stehen in der Übersicht darunter. Die PersVO 2024 (ab 06.12.2024) sagt, wer anrechenbar ist: sozialpädagogische Fachkräfte, weitere Fachkräfte, Ergänzungskräfte (160-h-Quali). Pro Gruppe 10 % Verfügungszeit.
Wichtig: dasselbe 3-jährige Kind kann in GF I (mixed) oder GF III (nur Ü3) landen, mit spürbar anderem Personalbedarf. Schulkinder gehen in NRW meist in die OGS, nicht in den Kita-Hort. Eine reine Pro-Platz-VZÄ wie in Rheinland-Pfalz gibt es hier nicht.
Gruppenform II
0–2 J. (U3)
1:3,5
Faktor 2,85
Gruppenform III
3 J. – Schule (Ü3)
1:9,5
Faktor 1,05
Schulkind
ab Schule (meist OGS)
1:9,5
Faktor 1,05
Altersgruppen in Nordrhein-Westfalen: Gruppenform II (0–2 J. (U3)) · Gruppenform III (3 J. – Schule (Ü3)) · Schulkind (ab Schule (meist OGS))
Zur Wertetabelle ↓ · synchron mit dem Bundesländer-Vergleich. Der Live-Faktor nutzt die Konvention × 10.
Bemessungsart & gesetzliche Grundlage
ModellKindpauschale + PersVO
NRW (§§ 28, 33 KiBiz · PersVO 2024): Finanzierung über Kindpauschale je Kombination aus Gruppenform (I = gemischt, II = U3, III = Ü3) und Buchungszeit (25h / 35h / 45h). Anlage zu § 33 KiBiz definiert die Fachkraftstunden je Kind/Woche. PersVO regelt nur die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft). Schulkinder gehen in NRW typischerweise in die OGS, nicht in einen Kita-Hort. Live-Berechnung erfordert zusätzliche Gruppenform-Dimension, die unser Modell aktuell nicht abbildet.
Vorbereitungszeit eingerechnet:Nein (separat geregelt)
Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Nordrhein-Westfalen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert je Gruppenform und Buchungszeit. Aus der Kindpauschale rechnet Bienenstock einen Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“, einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft), losgelöst von der Pauschalen-Konvention.
| Name | Altervon – bis | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Gruppenform II | 0–2 J. (U3) | 2,85 | 1:3,5 | 0,256 | 10 |
| Gruppenform III | 3 J. – Schule (Ü3) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | 10 |
| Schulkind | ab Schule (meist OGS) | 1,05 | 1:9,5 | 0,094 | 10 |
| Fachkraft | — | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Gruppenform I (Mixed 2J.-Schule, max. 20): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft
Gruppenform II (U3 pure, max. 10): 1 Fachkraft + 1 weitere Fachkraft + zusätzliche Ergänzungskraft
Gruppenform III (Ü3 pure, max. 25): 1 Fachkraft + 1 Ergänzungskraft
Methodik · transparent
Wie Bienenstock rechnet
Sechzehn Länder, sechzehn Formeln. Bienenstock macht daraus eine einfache Ampel: Sind gerade genug Erwachsene für die Kinder da? Drei Schritte, ohne Fachchinesisch.
1Kinder
Jüngere Kinder zählen schwerer
Jedes anwesende Kind bekommt ein Gewicht, den Live-Faktor aus der Tabelle oben. Der kommt aus dem Personalschlüssel für Nordrhein-Westfalen ((Kindpauschale + PersVO). Ein Krippenkind braucht mehr Personal als ein Hortkind, deshalb ist sein Gewicht höher.
2Personal
Jede Fachkraft zählt 10
Eine voll anwesende Fachkraft bringt den Personalwert 10. So lassen sich Kinder und Personal auf derselben Skala vergleichen. Andere Rollen (Azubis, Hilfskräfte, Leitung) sind landesspezifisch geregelt.
3Ampel
Genug Personal?
Quote = KinderPersonal ≤ 1
Unter 1 = grün. Über 1 = zu wenig Personal.
Geprüft wird beides:
- Jetzt, sekündlich live
- Im Mittel über Tag, Woche oder Monat
Bienenstock Live-Waage
Budget- und Pauschalen-Modelle haben oft keinen direkten Pro-Kind-Schlüssel. Bienenstock prüft trotzdem Mindestanwesenheit und, wo ableitbar, die Live-Quote: jede Fachkraft zählt 10, jedes Kind mit seinem Live-Faktor. Die Ampel zeigt sofort, wenn die Waage kippt.
Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
So wird in Nordrhein-Westfalen heruntergerechnet
Aus dem Gesetz
Kindpauschale × Gruppenform × Buchungszeit (§§ 28, 33 KiBiz)
Gruppenform I (mixed) · II (U3) · III (Ü3) × Buchungszeit 25 / 35 / 45 h
Keine standardisierte Pro-Kind-Umrechnung in diesem Modell.
Ergebnis · Live-Faktor in der Tabelle
Live-Faktor abhängig von Gruppenform-Kombination, kein Pro-Platz-VZÄ
NRW arbeitet mit Kindpauschalen je Gruppenform-Buchungszeit-Kombination. Eine direkte Pro-Platz-VZÄ wie in RP existiert nicht. PersVO 2024 regelt zusätzlich die Personenkategorien (sozialpäd. Fachkraft, weitere Fachkraft, Ergänzungskraft).
Beispiel: Krippe in Nordrhein-Westfalen
Sechs U3-Kinder (je 2,85) und zwei Fachkräfte (je 10):
- Kinder-Seite: 6 × 2,85 = 17,10
- Personal-Seite: 2 × 10 = 20
- Quote = 17,10 ÷ 20 = 0,86 → grün, genug Personal
Denselben Stand sehen Sie live und als Mittel über Tag, Woche und Monat. Kippt einer davon, merken Sie es im Verbund-Portal.
Gleiche Logik in allen Ländern, andere Zahlen je Land. Bei Stichproben oder Audits können Sie die Ampel Schritt für Schritt nachvollziehen.
Rechenbeispiel für Nordrhein-Westfalen
Gruppenform II, zehn U3-Kinder, 35 Stunden Buchung: daraus folgt die Kindpauschale und damit die Personalwochenstunden.
GruppenformGF II (U3)
Kinder10
Buchung35 h
ErgebnisPersonalwochenstunden laut PersVO 2024
Besetzungsoz.-päd. FK + weitere FK
Richtwerte aus der gesetzlichen Personalbemessung. Im Alltag können Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfälle den Bedarf noch verschieben.
Besondere Typen
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
stufenweise anrechenbar
Leitung
extra: 5h/7h/9h/Wo je Gruppe bei 25h/35h/45h-Buchung (§ 29 Abs. 2 KiBiz)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
Ergänzungskräfte (160 h-Quali)
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Profil-Kräfte (Sport/Musik) anrechenbar
Fachkraft : Hilfskraft
1:1
GF III: Ergänzungskraftstunden mind. in gleicher Höhe wie Fachkraftstunden (§ 36 Abs. 4 KiBiz)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Nordrhein-Westfalen bereits steckt, und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht, nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
in Kindpauschale enthalten (§ 33 KiBiz)
Krankheit und Urlaub sind im Personalpaket berücksichtigt, der Personalschlüssel ist bewusst höher (z. B. Ausfall-Prozentsatz oder Personalrückhalt im Gesetz), nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Leitungszeit
Leitung in Pauschale (Freistellung via Berechnung)
Leitungsfreistellung ist nicht im Kind-Faktor enthalten, sie kommt als eigene Stellen oder Stunden hinzu.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
- Erhöhte Kindpauschalen für Kinder mit (drohender) Behinderung (Basiswerte Anlage zu § 33): Ü3 21.856 €, U3 23.383 €, U3 in GF IIc 25.238 €. Basisbeträge, jährlich nach § 37 fortgeschrieben - tatsächlich gezahlte Beträge 2026/27 höher
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
Praxisanleitung ist über das Kindpauschalenbudget refinanzierte Tätigkeit (§ 28 Abs. 4 KiBiz); anrechenbare Einsatzformen von Azubis/PiA in § 13 PersVO 2024
Hier lässt das Gesetz Luft für Entscheidungen des Trägers
- Gruppenform I / II / III pro Kind und Stichtag 1. November, falsche Zuordnung ändert die ganze Rechnung
- Mixed vs. pure Gruppe: ein 3-Jähriges kann 1:7,5 oder 1:9,5 bedeuten. Zuweisung ist Leitungsentscheid
- PersVO-Flexibilisierungen bis 2030, welche Ausnahmen Sie beantragen, liegt beim Träger
- Schulkinder meist in OGS, nicht Kita-Hort, eigene Regeln gelten dort
- Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
- Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
Quellen & Rechtsnormen
§§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024)
Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.
Einzelzulassung möglich
• Flexibilisierungen bis 2030 (PersVO Teil 2)
Kontrolle & Prüfintervalle
Jährlich (Jugendhilfeplanung 15. März)
Reformen & Gesetzesänderungen in Nordrhein-Westfalen
Wichtige Änderungen am Personalschlüssel und an den gesetzlichen Vorgaben für Kindertagesstätten in Nordrhein-Westfalen, chronologisch sortiert.
- 06.12.2024
PersVO 2024 in Kraft, neue Regeln für Ergänzungskräfte.
- bis 2030
Befristete Flexibilisierungen (PersVO Teil 2).
Häufige Fragen zur Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen
Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Nordrhein-Westfalen.
Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Nordrhein-Westfalen?
In Nordrhein-Westfalen gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Nordrhein-Westfalen?
Der Betreuungsschlüssel in Nordrhein-Westfalen hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, 2 J. (Krippe) · 2,85 · 1:3,5, Schulkind (Hort) · 1,05 · 1:9,5. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Kindpauschale + PersVO); Rechtsgrundlage: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024).
Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Nordrhein-Westfalen?
Die Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen ist geregelt in: §§ 28, 29, 33 KiBiz · Anlage zu § 33 (verbatim, GV. NRW. 2020 S. 77) · PersVO 2024 (ab 06.12.2024). Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Kindpauschale + PersVO".
Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Nordrhein-Westfalen eingerechnet?
Nein. In Nordrhein-Westfalen sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten nicht direkt in der Personalbemessung enthalten und müssen von Trägern separat im Stellenplan berücksichtigt werden.
Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Nordrhein-Westfalen?
Jährlich (Jugendhilfeplanung 15. März) Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.
Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Nordrhein-Westfalen?
• Drei Personenkategorien (§ 28 KiBiz): sozialpäd. Fachkräfte, weitere Fachkräfte, Ergänzungskräfte • PersVO 2024: 160h-Quali für Ergänzungskräfte aus Pflege/Sozialassistenz • Profilrelevante Kräfte (Sport/Musik) auf Ergänzungskraft-Stunden anrechenbar • Auszubildende stufenweise anrechenbar • Mind. 1 sozialpäd. Fachkraft jederzeit anwesend
Was sind die Gruppenformen I, II, III in NRW?
Nordrhein-Westfalen unterscheidet drei Gruppenformen für die Personalbemessung: I = altersgemischt, II = ausschließlich U3, III = ausschließlich Ü3. Personalbedarf und Finanzierung über Kindpauschalen (§ 33 KiBiz) ergeben sich aus der Kombination von Gruppenform × Buchungszeit (25 / 35 / 45 h).
Vergleich mit Nachbarbundesländern
Wie regeln Nachbarbundesländer von Nordrhein-Westfalen die Personalbemessung? Direkt vergleichen:
Bienenstock-Kita unterstützt Träger in Nordrhein-Westfalen
Minutengenaue Anwesenheit pro Kind, automatische Berechnung der benötigten Fachkraftstunden nach Landesrecht und revisionssichere Tages- und Monatsberichte für Träger und Jugendamt - angepasst an die Vorgaben in Nordrhein-Westfalen.
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