Gruppengrößen (§ 2 AVO-SBEBG): Kinderkrippe 10 / Regel 11 / max. 12 · Kindergarten Regel 20-25 · Kinderhort Regel 15-20 · altersgemischt 15 (0-6 J.) / 18 (12 Mon.-6 J.) / 20 (3-12 J.), davon höchstens 6 U3
Kategorie IILeitungs-Guidefür: SL
Personalschlüssel (Saarland) - Leitungs-Guide
§ 4 Abs. 2 SBEBG: Fachkraftfaktor pro Gruppe (Krippe 2,67 · KG/Hort 2,0), Gruppengrößen in der AVO-SBEBG.
Schritt 1 - die Grundlage
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:
Grund 1
Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.
Grund 2
Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.
Grund 3
Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schritt 2 - Ihr Modell verstehen
Saarland: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
Im Saarland (§ 4 Abs. 2 SBEBG) gilt ein Fachkraftfaktor pro Gruppe: Kinderkrippe 2,67, Kindergarten 2,0, Kinderhort 2,0, altersgemischte Gruppe 2,67 (max. 6 U3-Kinder). Die Gruppengrößen stehen in der AVO-SBEBG (Krippe 10/11/12 · KG 20–25 · Hort 15–20). Der Faktor enthält ¾ direkte pädagogische Arbeit und ¼ (25 %) Verfügungszeit (§ 4 Abs. 1). Pro-Kind-Werte ergeben sich nur durch Teilen durch die Gruppengröße (Krippe bei Regel 11 ≈ 1:4,1).
Im Alltag mit Bienenstock: Die Ampel zeigt den Moment-Check gegen den aus dem Gruppenfaktor abgeleiteten Pro-Kind-Wert. Grün = Besetzung passt zum Soll, rot = Engpass. Weil die Vorgabe pro Gruppe gilt, ist die Pro-Kind-Quote abgeleitet, nicht selbst gesetzlich vorgeschrieben.
Definition Bemessungsart
Saarland (§ 4 Abs. 2 SBEBG · § 2 AVO-SBEBG): Fachkraftfaktor pro Gruppe - Kinderkrippe 2,67, Kindergarten 2,0, Kinderhort 2,0, altersgemischt 2,67 (max. 6 U3). Der Faktor enthält ¾ direkte pädagogische Arbeit + ¼ (25 %) Verfügungszeit (§ 4 Abs. 1). Gruppengrößen: Krippe 10/11/12, KG 20-25, Hort 15-20, altersgem. 15/18/20. Pro-Kind-Werte nur durch Division durch die Gruppengröße ableitbar. Vollzeit typ. 39h/Woche (TVöD-SuE).
Kategorie II: Per-Gruppe (FTE pro Standard-Gruppe, nicht direkt pro Kind ableitbar)
Bienenstock Live-Waage
Gruppen-FTE-Modelle rechnen pro Standard-Gruppe, nicht pro einzelnes Kind. Bienenstock prüft Mindestbesetzung und Anwesenheit je Gruppe und warnt, wenn z. B. die zweite Krippenkraft fehlt. Wo sich ein Pro-Kind-Wert ableiten lässt, gilt dieselbe Regel: Fachkraft = 10, Kind = Live-Faktor.
Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Warum es Bienenstock-Werte gibt
Wir machen Ihnen und Ihren Leitungen das Rechnen einfach, indem wir die Werte über das Tablet im Eingang auf Live-Werte rechnen und nicht versuchen, sie über Listen und Zettel anzunähern.
Live-Gegenüberstellung in Saarland: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Je Altersgruppe ein Kind-Wert.
| Name | Altervon - bis | Live-FaktorKind | Personal-Kind-Verhältnis1 : N | Gesetzl. EinheitenRechtsvorgabe | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Krippe | 0–2 J. | 2,43 | 1:4,1 | 2,67 je Gruppe≈ 1:4,1 (Regel 11) je Kind | 10 |
| Kindergarten | 3 J. – Schule | 1,00 | 1:10 | 2,0 je Gruppe≈ 1:10–12,5 je Kind | 10 |
| Hort | ab Schule | 1,33 | 1:7,5 | 2,0 je Gruppe≈ 1:7,5–10 je Kind | 10 |
| Fachkraft | - | - | - | - | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind. Was Einhalten von der Jahresmeldung trennt.
Einrichtung i.d.R. mind. 2 Gruppen; reine U3-Einrichtung max. 4 Gruppen
Betriebserlaubnis § 45 SGB VIII durch das Landesjugendamt; Einhaltung des Personalschlüssels ist Erteilungsvoraussetzung (§ 4 Abs. 2 SBEBG)
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Saarland besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen, mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Verfügung, Ausfall & Leitung
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
altersgem. 2,67 (max. 6 U3). Enthält laut § 4 Abs. 1 SBEBG die direkte pädagogische Arbeit zu drei Vierteln und ein Viertel (25 %) Verfügungszeit (Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Ausbildung, Elternarbeit). Ausfall/Vertretung NICHT im Faktor - Trägerreserve. Leitungszeit nicht im Faktor
Vorbereitung und Bürozeit sind nicht in der Ampel, nur die direkte Betreuungszeit der anwesenden Fachkraft zählt. Planen Sie Bürozeiten im Dienstplan, nicht als fehlende Fachkraft in der Gruppe.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
altersgem. 2,67 (max. 6 U3). Enthält laut § 4 Abs. 1 SBEBG die direkte pädagogische Arbeit zu drei Vierteln und ein Viertel (25 %) Verfügungszeit (Vor-/Nachbereitung, Dokumentation, Ausbildung, Elternarbeit). Ausfall/Vertretung NICHT im Faktor - Trägerreserve. Leitungszeit nicht im Faktor
Die Ampel kennt keinen Krankheits-Puffer. Wenn zwei Fachkräfte fehlen, ist die Gruppe rot, auch wenn der Jahres-Stellenplan formal stimmt.
Leitungszeit
Die Leitung zählt in der Regel nicht in der Gruppen-Ampel mit, nur Fachkräfte, die gerade direkt mit Kindern arbeiten. Leitungsstunden sind extra vertraglich.
Bienenstock Live (Verfügungsanteil)
v = 25 %
Die Ampel kann strenger wirken als Ihr Dienstplan-Soll, das ist Absicht: Sie zeigt Gleichzeitigkeit, nicht den Jahresdurchschnitt.
Weitere Angaben im Landestext
Fachkraftfaktor pro Gruppe (§ 4 Abs. 2 SBEBG): Krippe 2,67 · KG/Hort 2,0
Betrifft meist den Stellenplan, nicht die tägliche Ampel, außer es steht ausdrücklich „Live“ dabei.
Schritt 4 - die manuelle Variante
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software stellen Sie je Gruppe den Fachkraftfaktor nach § 4 Abs. 2 SBEBG sicher und leiten den Pro-Kind-Wert über die Gruppengröße ab.
- 1Gruppenstruktur mit Größen erfassen (Krippe / Kindergarten / Hort / altersgemischt)
- 2Fachkraftfaktor je Gruppe ansetzen (Krippe 2,67 · KG/Hort 2,0 · altersgem. 2,67)
- 3Pro-Kind-Wert über die Gruppengröße ableiten (z. B. Krippe 2,67/11 ≈ 1:4,1)
- 4Ausfall/Vertretung als Trägerreserve separat einplanen (nicht im Faktor)
- 5Personal mit Zuordnung Fachkraft / Ergänzungskraft eintragen
Zeitbudget für die manuelle Variante: ca. 30-60 Min/Quartal (Stichtag)
Schritt 5 - der einfache Weg
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine - oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein - bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit - Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität - Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden - diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind - und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit - z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Unsere Empfehlung
Option 1 - Live alle Ratios einhalten
Live-Compliance ist der einfachste Weg - keine Bilanz-Rechnerei am Tagesende, keine Wochenkorrekturen, keine Monatspanik. Und gleichzeitig bekommen die Kinder die beste Betreuungsqualität, weil Personal immer dort ist, wo es laut Gesetz und Bedarf hingehört.
Schritt 5,5 - sicher dokumentiert
Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch - minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Export · Tagesprotokoll · 22.05.2026
P
Tagesprotokoll_22-05-2026.pdfKiTa Sonnenblume · Bienchen-Gruppe · 6 Kinder · 4 Personal
KonformZeit
070911131517
Personal4 anwesend
Kinder6 anwesend · Ø
TagesgrenzwertQuote ≤ 1,0 (Kap. ≥ 0)
0,62 ✓
PDFCSVTrägerautomatisch · 23:59
Tagesprotokoll - automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig - ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Live · Wochenstatus
Bienenstock · KW 21Live · im grünen Bereich
KiTa-Status · Quote
0,73≤ 1,0
Ø Auslastung diese Woche (bzw. Kapazität +5,4)
Personal
11
Kinder
76
Vorfälle
0
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort - auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen - bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Schritt 6 - proaktiv handeln
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:
Hebel 1
Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.
Hebel 2
Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.
Hebel 3
Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.
Hebel 4
Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Landesspezifische Besonderheiten
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0). Landesrecht kann Anrechnung abweichend regeln.
FSJ
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Leitung
extra: § 5 Abs. 2 SBEBG - je Gruppe mind. 6 h/Wo Freistellung von der Arbeit in der Gruppe; ab 4 Gruppen (davon eine ganztags) vollständige Freistellung, ab 7 Gruppen zusätzlich Stellvertretung (6 h/Wo je weiterer Gruppe); Verwaltungskraft bis 2 h je Gruppe im Rahmen der Freistellungsstunden
Hilfskraft (nicht-päd.)
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
nein
Keine pädagogische Arbeit am Kind, zählt nicht als P(t).
Praktikant:in
passivFaktor 0
Arbeitet mit Kindern, zählt live nicht als P(t) (Faktor 0).
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Fachkraft : Hilfskraft
keine feste Quote (SBEBG)
keine feste Quote (SBEBG) (§ 4 SBEBG enthält keine als X:Y normierte Fachkraft-/Hilfskraft-Quote; Personalstruktur qualifikationsbezogen über § 3 SBEBG - multiprofessionelle Teams / erweiterte Fachkraft-Anerkennung; Novelle 2026: mind. 2/3 des Personals auf DQR-6-Niveau geplant)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
- Einzelintegration: auf Antrag Reduzierung der Gruppengröße per geänderter Betriebserlaubnis, orientiert an den integrativen Gruppen (§ 4 Abs. 2 Nr. 5 SBEBG). Integrative Gruppen (§ 2 Abs. 7 AVO): Krippengruppe max. 8 (max. 4 mit Eingliederungshilfebedarf), Kindergartengruppe max. 18 (max. 5), altersgemischt-integrativ i.d.R. max. 12 (max. 4 U3, max. 4 mit Bedarf). Personalmehrbedarf nach Altersstruktur und Anteil der Kinder mit anerkanntem Eingliederungshilfebedarf (§ 4 Abs. 2 Nr. 6 SBEBG). Keine festen Gewichtungsfaktoren wie in Bayern
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist im Bemessungswert enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
Träger entscheidet
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
Träger entscheidet
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
Fachkräfte werden für die Anleitung angehender Fachkräfte (Ausbildung/Praktika) von der Gruppenarbeit freigestellt; Näheres regelt eine Rechtsverordnung (§ 4 Abs. 6 i.V.m. § 13 Abs. 1 SBEBG)
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Schritt 7 - Ihre Stellschrauben
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Personen aus anderen Berufen können nach § 3 Abs. 3 SBEBG je Stelle als Fachkraft eingestuft werden
- In altersgemischten Gruppen mit höchstens 6 U3-Kindern gilt der Fachkraftfaktor 2,67
- Hauswirtschaftskräfte zählen additiv außerhalb des Personalschlüssels (§ 4 Abs. 5 SBEBG)
- Einzelfallzulassungen durch das LJA sind möglich
Kontroll-Rhythmus
Wann das Jugendamt prüft
Landesjugendamt: Einhaltung des Personalschlüssels (§ 4 Abs. 2 SBEBG) ist Voraussetzung der Betriebserlaubnis (§ 45 SGB VIII); Stichproben
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Land-spezifischer Artikel zu Saarland
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
SLPersonalschlüssel
Personalbemessung Kindergarten Saarland
§ 4 SBEBG (Personalausstattung, verbatim, gültig ab 01.04.2022, Amtsbl. I 2022, 422) · § 2 AVO-SBEBG (Einrichtungs- und Gruppengrößen, verbatim, Amtsbl. I 2022, 535). GEW-Realratios nur sekundäre Vergleichsgröße
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
VZÄ je Platz bei 7h
RP
Anstellungsschlüssel (gewichtet)
BY
Personalschlüssel je Buchungszeit
BE
Personalschlüssel + KitaPersV
BB
Fachkraftfaktor × Stunden
HE
Fachkraft-Kind-Relation
MV
Gruppen-FTE
BW · NI
Personalwochenstunden je Kind (LRV)
HH
Personalschlüssel bei 9h/6h
SN
Personalschlüssel bei 9h/4h
TH
Arbeitsstunden je Betreuungsstunde
ST
Gruppen-FTE (RiBTK)
HB
Live-Monitoring statt Excel-Listen
Bienenstock übersetzt Personalschlüssel (Saarland) in Echtzeit-Compliance - minute-genau, ohne Stichtags-Sorgen, mit voller Versicherungs- und Haftungsdokumentation.