Mindestanwesenheit: 1 Kraft je 15 Kinder
Anstellungsschlüssel KiTaG 2025 (Schleswig-Holstein) - Leitungs-Guide
Stundenbasierter Mindestpersonalkörper statt Gruppen-Schlüssel - drei Stufen seit 01.01.2025.
Warum Sie als Leitung überhaupt dokumentieren müssen
Drei Gründe machen Dokumentation für Kita-Leitungen unverzichtbar - unabhängig vom Bundesland und vom konkreten Bemessungsmodell. Jeder dieser Gründe greift im Ernstfall sofort und kann existenziell werden:

Ratios für Betriebserlaubnis im Moment
Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII basiert auf der jederzeitigen Einhaltung der gesetzlichen Personalrelation. Ein einziger Stichproben-Vorfall ohne nachweisbare Dokumentation kann zur Auflagen-Erteilung oder im Härtefall zur Aussetzung der Betriebserlaubnis führen.
Zuständig ist je nach Bundesland eine andere Stelle: meist das Landesjugendamt, in Stadtstaaten die Senatsverwaltung oder der städtische Träger. Konkrete Auflagen, Gruppengrößen-Ausnahmen und Sonderregelungen werden einzelfallbezogen erteilt und können von Einrichtung zu Einrichtung variieren - auch innerhalb desselben Bundeslandes.

Kapazitätsvorschriften nach Landesrecht
Jedes Bundesland definiert Höchstgruppengrößen, Buchungs-Staffeln und Sonderregeln für Inklusion oder Sprachförderung. Eine lückenlose Dokumentation ist Grundlage für die Förderung - Unterdeckung führt zu Rückforderungen, Überbelegung zu Anzeigepflicht beim Jugendamt.

Versicherungsfälle dokumentieren - persönliche Haftung ausschließen
Bei Aufsichtspflichtverletzungen (Unfall, Verletzung, Vorfall) prüfen Versicherung und Jugendamt das Personal-Kind-Verhältnis zum Zeitpunkt des Ereignisses. Ohne Live-Dokumentation trägt die Leitung oder der Träger unter Umständen ein erhebliches Haftungsrisiko - auch nach Jahren noch.
Schleswig-Holstein: Wie das Personalbemessungsmodell funktioniert
Schleswig-Holstein (KiTaG 2025) bemisst das Personal in Stunden, nicht in Gruppen-Stellen. Die Untergrenze steht in § 26 Abs. 1: je 3,8 Sollbelegungsstunden eines Krippenkindes, 9,0 eines Elementarkindes und 10,0 eines Hortkindes muss mindestens eine vertragliche Fachkraft-Arbeitsstunde zur Verfügung stehen. Sollbelegungsstunden = Kinderzahl bei Vollbelegung × Gruppenöffnungsstunden.
Sie halten drei Stufen im Blick: den Mindestpersonalkörper (§ 26, die harte gesetzliche Untergrenze), die Mindestanwesenheit (§ 27: höchstens 15 Kinder pro anwesender Kraft, Krippe doppelt, Säuglinge vierfach, immer mindestens zwei Erwachsene) und das Personalbudget (§ 38, SQKM-Formel - das ist die Finanzierung, nicht die Pflicht).
Wichtig: Das Budget nach § 38 finanziert je Regelgruppe *zwei Kräfte* (F1 = 1 Gruppenleitung + F2 = 1 Assistenz) - das sind keine 2,0 VZÄ. Jede Kraft wird mit (Z + V + L) · A Stunden finanziert, bei Ganztagsöffnung also deutlich mehr als eine 39-h-Stelle. Wer „2 Kräfte“ mit „2,0 VZÄ“ gleichsetzt, plant rund ein Drittel zu wenig ein.
Im Alltag mit Bienenstock: Die Ampel warnt besonders bei Mindestanwesenheit — das ist die harte Untergrenze im Tagesverlauf, auch wenn das Budget noch reicht. Rot dort = sofort handeln. Innerhalb des Budgets verteilen Sie Fachkräfte, Hilfskräfte und Azubis; mindestens die Hälfte der erforderlichen Arbeitszeit muss von gruppenleitungsbefähigten Fachkräften kommen, höchstens ein Achtel von Quereinsteigenden (§ 26 Abs. 3).
Definition Bemessungsart
Schleswig-Holstein (§ 26 Abs. 1 KiTaG 2025): Der Mindestpersonalkörper wird stundenbasiert bemessen - je 3,8 (U3) / 9,0 (Ü3) / 10,0 (Hortgruppen) Sollbelegungsstunden muss mindestens eine vertragliche Fachkraft-Arbeitsstunde zur Verfügung stehen. Sollbelegungsstunden = Kinderzahl bei Vollbelegung der Gruppengrößen nach § 25 Abs. 1 × Gruppenöffnungsstunden (§ 26 Abs. 2). Je planmäßigem Schließtag erhöhen sich die Werte um 0,013 / 0,03 / 0,035. Darüber liegen zwei weitere Ebenen: die Mindestanwesenheit nach § 27 (1 Kraft je 15 Kinder, U3 doppelt, unter 9 Monate vierfach) und das Personalbudget nach § 38 (SQKM-Formel F1 · (Z + V + L) · A). Vollzeit nach TVöD-SuE 39 h/Woche.
Kategorie I: Per-Kind (Personal-h ÷ Kind-h, verschiedene Notationen: 1:N · VZÄ/Platz · h/Wo/Kind · Anstellungsschlüssel)

Bienenstock macht aus dem Gesetzeswert ein Gewicht pro Kind (Live-Faktor in der Tabelle) und setzt jede anwesende Fachkraft auf 10. Die Ampel hält die Waage: Kinder-Summe ÷ Personal-Summe ≤ 1 bedeutet genug Personal.
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Wir machen Ihnen und Ihren Leitungen das Rechnen einfach, indem wir die Werte über das Tablet im Eingang auf Live-Werte rechnen und nicht versuchen, sie über Listen und Zettel anzunähern.
Live-Gegenüberstellung in Schleswig-Holstein: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Gesetzlicher Stundenschlüssel: je 3,8 / 9,0 / 10,0 Sollbelegungsstunden eine vertragliche Fachkraft-Arbeitsstunde (§ 26 Abs. 1). Der Kind-Wert „pro Fachkraft, pro Stunde“ folgt direkt daraus (10 je Fachkraft) und ist unabhängig von der Öffnungszeit.
| Name | Altervon - bis | Live-FaktorKind | Personal-Kind-Verhältnis1 : N | Gesetzl. EinheitenRechtsvorgabe | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Krippe | 0–2 J. | 2,63 | 1:3,8 | 2,70 FTE / 1040 h Öffnung | 10 |
| Elementar | 3 J. – Schule | 1,11 | 1:9,0 | 2,28 FTE / 2040 h Öffnung | 10 |
| Hort | ab Schule | 1,00 | 1:10,0 | 2,56 FTE / 2540 h Öffnung | 10 |
| Fachkraft | - | - | - | - | 10 |
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind. Was Einhalten von der Jahresmeldung trennt.
mind. 2 Kräfte
U3 zählt doppelt
U9-Monate zählen vierfach
Landes-Besonderheiten
Zusätzlich zum Grundmodell gibt es für Schleswig-Holstein besondere Regeln zu Personal, Kindern und Situationen, mit Live-Status und landesspezifischen Vorgaben.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was Sie im Alltag wissen müssen: Was in der Ampel mitzählt, was nur im Jahres-Stellenplan steckt und was Sie nicht doppelt abziehen dürfen. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
SQKM-Pauschale berücksichtigt Verfügung + Leitungs-/Verfügungszeit-Vertretung ab 2025
Zeit am Schreibtisch ist im Faktor mit einkalkuliert, die Ampel rechnet Verfügung schon im Kind-Wert ein. Wer vorbereitet oder dokumentiert, zählt mit; rot wird es erst, wenn für die gerade anwesenden Kinder zu wenig Personal da ist.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
implizit über SQKM
Ausfall im Faktor heißt: Der Personalschlüssel ist bewusst höher bemessen, ein gesetzlicher Puffer für Krankheit und Urlaub im Jahresmittel, kein Extra-Posten im Dienstplan. Wer heute ausfällt, muss trotzdem vertreten werden.
Leitungszeit
Wenn die Leitung kurz in der Gruppe mitarbeitet, kann sie in Bienenstock als Fachkraft eingecheckt werden. Rolle im System beachten.
Weitere Angaben im Landestext
Eingruppige Kitas +0,2 Stellen
Betrifft meist den Stellenplan, nicht die tägliche Ampel, außer es steht ausdrücklich „Live“ dabei.
Ohne Bienenstock: Manuelle Dokumentation mit Excel oder auf Papier
Ohne Software behalten Sie drei Dinge im Blick: die Budget-Auslastung, das Mindestanwesenheits-Protokoll und den Fachkraftquoten-Nachweis.
- 1SQKM-Pauschale vom Land erhalten bzw. vom Träger weitergegeben bekommen
- 2Personalplan: Verteilung auf Fachkraft / Hilfskraft / Auszubildende / Verwaltung
- 3Mindestanwesenheit protokollieren: jederzeit höchstens 1:15, mindestens 2 Kräfte
- 4Kinder unter 9 Monaten im Tagesablauf höher gewichten
- 5Verwaltungsstunden separat (max. 2 h/Wo je Gruppe)
- 6Einmal im Jahr die Budget-Abrechnung
Möglichkeiten, Bienenstock zu nutzen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten
Sie haben zwei grundsätzliche Wege, mit Bienenstock konform zu bleiben. Je nach Träger-Philosophie, Personalsituation und Aufsichtspraxis wählen Sie eine - oder kombinieren sie für unterschiedliche Bereiche Ihrer Einrichtung.
Option 1: Live alle Ratios einhalten
Bienenstock berechnet die Personal-Kind-Quote sekündlich aus tatsächlichen Check-ins und Anwesenheiten. Sie halten jederzeit alle gesetzlichen Vorgaben ein - bei Quote ≤ 1,0 (bzw. Kapazität ≥ 0) läuft alles im grünen Bereich. Beide Werte rechnen mit der × 10-Skalierung des Personals.
→ Was bedeutet „Empfohlen"? Vier Dokumentationsstufen im DetailVorteile
- Maximale Einfachheit - Sie müssen nicht über Quoten nachdenken, das System tut es
- Höchste Betreuungsqualität - Personal ist immer dort, wo es gebraucht wird
- Versicherungs- und Haftungsrückhalt auch nach Jahren noch verfügbar
Nachteile
- Personal kann durch „Live-Überbelegung" (siehe Option 2) zeitweise besser ausgelastet werden - diese Effizienzreserve geben Sie mit strikter Live-Compliance auf.
Option 2: Live als Hinweis + Tages-/Wochen-/Monats-Optimierung
Sie nutzen Live als Frühwarnsystem, optimieren aber gezielt auf den Tages-, Wochen- oder Monatsradius. Akute Unterschreitungen werden bewusst toleriert, wenn die Bilanz über den Bezugszeitraum stimmt. Wir stellen sicher, dass Sie auf den Tag oder die Woche compliant sind - und dokumentieren sauber für Sie.
Vorteile
- Mehr Personal-Flexibilität bei Brückentagen, Fortbildungen, Schließtagen
- Spiegelt das Förder-Konstrukt vieler Bundesländer (Jahresmittel) direkt wider
Was Sie trotzdem strikt einhalten müssen
- Fixe Vorgaben gelten weiterhin jederzeit - z. B. „Mindestens 2 Fachkräfte gleichzeitig anwesend", Fachkraft-Radien, Mindestanwesenheits-Pflichten
- Aufsichtspflichtverletzungen lassen sich nicht durch Wochenmittel ausgleichen
Option 1 - Live alle Ratios einhalten

Im grünen Bereich. Für alle Fälle gewappnet.
Bienenstock dokumentiert automatisch - minutengenau, lückenlos, ohne dass jemand Listen führen muss. Sie sehen jederzeit, dass Sie im grünen Bereich sind, und haben für jeden Vorfall, jede Stichprobe und jeden Streitfall den lückenlosen Nachweis griffbereit.
Tagesprotokoll - automatisch erzeugt
Personal, Kinder und Tagesgrenzwert in einem PDF. Jeden Abend um 23:59 fertig - ohne dass Sie eine Datei anfassen.
Für alle Fälle gewappnet
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten auf Knopfdruck. Bei einer Stichprobe, einem Vorfall oder einer Träger-Anfrage haben Sie den Nachweis sofort - auch Jahre später.
Die Dokumentation läuft im Hintergrund. Sie sehen sie nur, wenn Sie sie brauchen - bei der Träger-Sitzung, beim Jugendamt-Besuch oder im Versicherungsfall.
Wie Bienenstock Ihnen hilft, nicht nur zu dokumentieren - sondern einzugreifen
Dokumentation allein reicht nicht. Wenn Personal kurzfristig ausfällt oder die Quote droht zu kippen, brauchen Sie Werkzeuge, um aktiv zu steuern. Bienenstock gibt Ihnen vier konkrete Hebel - die in allen 16 Bundesländern identisch funktionieren:

Eltern live auf dem Stand halten
Bei besonders wichtiger Betreuung (Ausflüge, krankheitsbedingter Engpass, Sondertage) kann Bienenstock Eltern proaktiv informieren und gezielt nach Nachfrage fragen - z. B. „Können Sie heute früher abholen?". So entlasten Sie die Personal-Situation, bevor sie kritisch wird.

Betreuungsmodelle bei Check-in flexibel umstellen
Wenn ein Kind kurzfristig nicht den ganzen Tag bleibt, kann Bienenstock beim Check-in dynamisch umstellen (z. B. Ganztag → Halbtag). Das senkt sofort die Personalbedarfs-Quote und gibt Ihnen administrative Luft, ohne abrechnungs-rechtliche Tricks.

Ampel-System & Nachrichten für Eltern als Steuerung
Die Bienenstock-Ampel (grün/gelb/rot) gibt Eltern einen Hinweis auf die aktuelle Belegung der Kita. Bei gelber Ampel füllt sich die Einrichtung schnell - Eltern sehen das und bringen ihr Kind eher früh, bevor die Plätze knapp werden. Zusätzlich kann die Kita per Nachricht Engpässe für den nächsten Tag ankündigen oder anmerken, wann die Belegung wieder abnimmt und Plätze frei werden. Eine sanfte, transparente Steuerung der Tagesauslastung ohne Druck oder Schuldgefühl.

Personal mit Live-Daten besser organisieren
Anhand des Live-Überblicks sehen Sie sofort, in welcher Gruppe akuter Bedarf besteht. Pausen, Übergaben und Springer-Einsätze planen Sie nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Datenbasis - mit dem Ziel, dass die richtige Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
PiA-Azubis anrechenbar
FSJ
anrechenbar (nicht Mindestpersonalkörper)
Leitung
in SQKM-Budget enthalten (Variable L, § 38 Abs. 6): Freistellung gestaffelt nach Gruppenzahl (§ 29 Abs. 2), ab 5 Gruppen volle VZ-Freistellung, ab 6 Gruppen zusätzlich Stellvertretung; Vertretung der Leitungs-/Verfügungszeiten ab 2025 berücksichtigt
Hilfskraft (nicht-päd.)
Hilfskräfte anrechenbar
Hauswirtschaftskraft
nicht im Mindestpersonalkörper (nur päd. Fachkräfte); Verwaltungskräfte bis 2 h/Wo je Gruppe (max. 13 h)
Praktikant:in
anrechenbar
Vertretungskraft
Vertretungsreserve im SQKM-Budget (Leitungs-/Verfügungszeit-Vertretung ab 2025)
Profilergänzende / externe Fachkraft
Fachkraft : Hilfskraft
Mindestpersonalkörper: mind. 1/2 der Arbeitszeit durch gruppenleitungsbefähigte Fachkräfte (§ 28 Abs. 1-2), höchstens 1/8 (12,5 %) durch quereingestiegene Fachkräfte (§ 26 Abs. 3)
Mindestpersonalkörper: mind. 1/2 der Arbeitszeit durch gruppenleitungsbefähigte Fachkräfte (§ 28 Abs. 1-2), höchstens 1/8 (12,5 %) durch quereingestiegene Fachkräfte (§ 26 Abs. 3) Betreuende Hilfskräfte zählen NICHT zum Mindestpersonalkörper, nur zusätzlich im Budget (§ 38 Abs. 2) Standardqualität-Personalmix = 1 Gruppenleitungs-Fachkräfte + 1 päd. Assistenzkraft je Regelgruppe (≈ 50/50)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
- Kinder mit/von Behinderung bedroht aus integrativen Gruppen zählen doppelt bei der Mindestanwesenheit (§ 27 Abs. 1) und verringern die Gruppengröße (§ 25 Abs. 5)
Sprachförderung
- zusätzliche Förderung durch heilpädagogische Kräfte (§ 28 Abs. 6). Sprachförderung: bis zu 230 anerkannte Sprach-Kindertageseinrichtungen mit zusätzlicher Sprachfachkraft, Anerkennung für bis zu 5 Jahre (§ 16a)
Integration
Inhalt bald verfügbar
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Weitere Gewichtungen
- Perspektiv-Kitas bis zu 50 Einrichtungen (§ 16b)
Besondere Situationen
Ausflug
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist im Bemessungswert enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
Quereinsteigende: höchstens 1/8 der erforderlichen Arbeitszeit anrechenbar (§ 26 Abs. 3 i.V.m. § 28 Abs. 3 Nr. 2); PiA-Auszubildende über das Personalbudget finanzierbar, nicht Teil des Mindestpersonalkörpers · Praxisanleitung über reguläre Fachkraft
Schritt 7 - Ihre StellschraubenIhre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Ihre Stellschrauben bei enger Personalsituation
Optionen aus dem Landesrecht, um bei schwieriger Personalsituation compliant zu bleiben oder Förderung zu sichern:
- Das Budget nach § 38 darf flexibel auf Personalarten verteilt werden - der Mindestpersonalkörper nach § 26 bleibt davon unberührt
- Quereinsteiger bis zu 1 von 8 anrechenbar
- Hilfskräfte, Praktikant*innen, FSJ und PiA-Auszubildende anrechenbar
- Verwaltungskräfte bis 2 h/Wo je Gruppe (max. 13 h)
- Eingruppige Kitas: + 0,2 VZÄ-Sockel
- Eine kurzzeitige Unterschreitung der Mindestanwesenheit ist ohne Ausnahmegenehmigung möglich (KiTaG SH 2025)
Wann das Jugendamt prüft
Einmal im Jahr die Budget-Abrechnung; die Mindestanwesenheit kann jederzeit stichprobenartig geprüft werden
Land-spezifischer Artikel zu Schleswig-Holstein
Vertiefte Hintergründe pro Bundesland: gesetzliche Reformpfade, exakte Paragraph-Verweise, Live-Berechnungsbeispiele und das Personal-Kind-Verhältnis je Altersgruppe für Ihre Einrichtung.
Personalbemessung Kindergarten Schleswig-Holstein
§ 26 Abs. 1 KiTaG SH (Mindestpersonalausstattung im Anstellungsschlüssel: 3,8 / 9,0 / 10,0 Sollbelegungsstunden je vertraglicher Fachkraft-Arbeitsstunde, verbatim, Lesefassung 01.2025) · § 25 Abs. 1 (Gruppengrößen: Regel-Krippengruppe 10, Regel-Kindergartengruppe 20, Regel-Hortgruppe 25) · § 27 (Mindestanwesenheit) · § 38 (Personalbudget/SQKM) · KiTaG SH 2025 (gültig ab 01.01.2025) · Anstellungsschlüssel-Infopapier 05.12.2024
Andere Bemessungsarten in anderen Bundesländern
RP
BY
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Bienenstock übersetzt Anstellungsschlüssel (Sollbelegungsstunden) (Schleswig-Holstein) in Echtzeit-Compliance - minute-genau, ohne Stichtags-Sorgen, mit voller Versicherungs- und Haftungsdokumentation.
















