Mind. 1 Fachkraft (nach § 25b Abs. 1 oder 3) während der gesamten Öffnungszeit anwesend (§ 25c Abs. 5 HKJGB)
ÜbersichtLeitungs-Guide
HE · WiesbadenGesetzliche Vorgaben · Personalbemessung
Personalschlüssel & Betreuungsschlüssel Kita Hessen 2026
Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert mit 22 % Ausfallausgleich nach § 25c HKJGB
Stand: ·Erstveröff.:
Einleitung: KiTa-Recht in Hessen
Hessen rechnet nicht mit einem festen Schlüssel, sondern mit einer Formel 1: Personalstunden pro Kind und Woche = Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert.
Die Faktoren hängen vom Alter ab (U3 / Ü3 / Schulkind, siehe Übersicht). Dazu kommt der Betreuungsmittelwert je nach Buchung (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h) und seit 2020 ein Ausfall-Aufschlag von 22 % (Faktor 1,22; vorher 15 %).
Leitung liegt 20 % obendrauf 2, nicht im 1,22 enthalten. Während der ganzen Öffnungszeit muss mindestens eine Fachkraft anwesend sein 3. Personalmix nach der 2025er-Novelle 4: mind. 50 % pädagogische Fachkräfte, max. 25 % Quereinsteiger:innen, max. 25 % ergänzende Qualifikation.
Krippe
0–2 J. (U3)
1:4,1
Faktor 2,44
Kindergarten
3 J. – Schule (Ü3)
1:11,8
Faktor 0,85
Schulkind
ab Schule
1:13,7
Faktor 0,73
Altersgruppen in Hessen: Krippe (0–2 J. (U3)) · Kindergarten (3 J. – Schule (Ü3)) · Schulkind (ab Schule)
Zur Wertetabelle ↓ · synchron mit dem Bundesländer-Vergleich. Der Live-Faktor nutzt die Konvention × 10.
Bemessungsart & gesetzliche Grundlage
ModellFachkraftfaktor × Stunden
Hessen (§ 25c HKJGB): Personalbedarf in Personalstunden/Woche je Kind = Fachkraftfaktor (0,2 U3 / 0,07 Ü3 / 0,06 Schulkind) × Betreuungsmittelwert (22,5/30/42,5/50h je nach Buchung). Plus 22% Ausfall (seit 2020, vorher 15%) und bis zu 20% Leitung zusätzlich. Live-Faktor ist booking-unabhängig, da Mittelwert sich rauskürzt.
Vorbereitungszeit eingerechnet: Ja
Leitungs-Guide: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Kita-Leitung. Träger-Guide: Verbund-Reporting, Versicherung und Personal-Tracking für Geschäftsstellen.
Live: Fachkraft und Kinder je Altersgruppe
Live-Gegenüberstellung in Hessen: Kind-Werte je Altersgruppe (drei Spalten links), Personal = 10 je Fachkraft (Spalte rechts). Die Ampel vergleicht nur diese beiden Seiten. Kind-Wert gilt unabhängig von Halbtags- oder Ganztagsbuchung. Bienenstock rechnet ihn auf „pro Fachkraft, pro Stunde“ herunter, damit er als einfaches Verhältnis zum Personal (10 je Fachkraft) nutzbar ist.
| Name | Altervon – bis | Live-FaktorKind | P : KKind | BemessungswertKind | PersonalFachkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| Krippe | 0–2 J. (U3) | 2,44 | 1:4,1 | 0,2 | 10 |
| Kindergarten | 3 J. – Schule (Ü3) | 0,85 | 1:11,8 | 0,07 | 10 |
| Schulkind | ab Schule | 0,73 | 1:13,7 | 0,06 | 10 |
| Fachkraft | — | — | — | — | 10 |
Live: Spalte Personal = 10 je Fachkraft · Kind = drei Spalten links·Vergleichstabelle·Stand 24.05.2026
Zusätzlich zur Auslastung stellt Bienenstock sicher, dass folgende weitere Bedingungen zur Betriebserlaubnis jederzeit erfüllt sind.
Methodik · transparent
Wie Bienenstock rechnet
Sechzehn Länder, sechzehn Formeln. Bienenstock macht daraus eine einfache Ampel: Sind gerade genug Erwachsene für die Kinder da? Drei Schritte, ohne Fachchinesisch.
1Kinder
Jüngere Kinder zählen schwerer
Jedes anwesende Kind bekommt ein Gewicht, den Live-Faktor aus der Tabelle oben. Der kommt aus dem Personalschlüssel für Hessen ((Fachkraftfaktor × Stunden). Ein Krippenkind braucht mehr Personal als ein Hortkind, deshalb ist sein Gewicht höher.
2Personal
Jede Fachkraft zählt 10
Eine voll anwesende Fachkraft bringt den Personalwert 10. So lassen sich Kinder und Personal auf derselben Skala vergleichen. Andere Rollen (Azubis, Hilfskräfte, Leitung) sind landesspezifisch geregelt.
3Ampel
Genug Personal?
Quote = KinderPersonal ≤ 1
Unter 1 = grün. Über 1 = zu wenig Personal.
Geprüft wird beides:
- Jetzt, sekündlich live
- Im Mittel über Tag, Woche oder Monat
Bienenstock Live-Waage
Bienenstock macht aus dem Gesetzeswert ein Gewicht pro Kind (Live-Faktor in der Tabelle) und setzt jede anwesende Fachkraft auf 10. Die Ampel hält die Waage: Kinder-Summe ÷ Personal-Summe ≤ 1 bedeutet genug Personal.
Quote = Kinder-GewichtePersonalwerte ≤ 1,0
Personal = 10 je Fachkraft · Kind = Live-Faktor aus der Tabelle
So wird in Hessen heruntergerechnet
Aus dem Gesetz
Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert + 22 % Ausfall (§ 25c HKJGB)
Fachkraftfaktor U3: 0,2 · Ü3: 0,07 · Schulkind: 0,06
Umrechnung
Fachkraftfaktor · 1,22 · 10
Fachkraftfaktor · Ausfall-Aufschlag · 10-Skalierung
Ergebnis · Live-Faktor in der Tabelle
U3: 0,2 · 1,22 · 10 = 2,44 → 10 ÷ 2,44 = 4,10 → 1:4,1 ✓
Ü3: 0,07 · 1,22 · 10 = 0,85 → 10 ÷ 0,85 = 11,76 → 1:11,8 ✓
Schulkind: 0,06 · 1,22 · 10 = 0,73 → 10 ÷ 0,73 = 13,70 → 1:13,7 ✓
Booking-Mittelwert kürzt sich raus → Live-Faktor ist buchungs-unabhängig. 22 % Ausfall seit 2020 (vorher 15 %). Leitungszeit (bis 20 %) wird separat aufgeschlagen.
Beispiel: Krippe in Hessen
Sechs U3-Kinder (je 2,44) und zwei Fachkräfte (je 10):
- Kinder-Seite: 6 × 2,44 = 14,64
- Personal-Seite: 2 × 10 = 20
- Quote = 14,64 ÷ 20 = 0,73 → grün, genug Personal
Denselben Stand sehen Sie live und als Mittel über Tag, Woche und Monat. Kippt einer davon, merken Sie es im Verbund-Portal.
Gleiche Logik in allen Ländern, andere Zahlen je Land. Bei Stichproben oder Audits können Sie die Ampel Schritt für Schritt nachvollziehen.
Rechenbeispiel für Hessen
Zwölf U3-Kinder mit 42,5 Stunden Buchung: so multipliziert Hessen Faktor, Buchung und Ausfall zum Wochenbedarf.
Kinder12 U3
Fachkraftfaktor0,2 (U3)
Buchung42,5 h
Personalstunden12 × 0,2 × 42,5 = 102 h/Woche
Mit Ausfall 1,22≈ 124 h/Woche
Ergebnis≈ 3,2 Stellen (39 h Tarif)
Leitung kann bis zu 20 % obendrauf liegen.
Richtwerte aus der gesetzlichen Personalbemessung. Im Alltag können Buchungszeit, Anwesenheit und Ausfälle den Bedarf noch verschieben.
Besondere Typen
Besondere Personaltypen
Auszubildende:r
Inhalt bald verfügbar
Leitung
extra: 20 % des kindbezogenen Netto-Mindestbedarfs, höchstens 1,5 Vollzeitstellen (§ 25c Abs. 3 HKJGB)
Hilfskraft (nicht-päd.)
Inhalt bald verfügbar
Hauswirtschaftskraft
Inhalt bald verfügbar
Praktikant:in
Inhalt bald verfügbar
Vertretungskraft
jaFaktor 10
Profilergänzende / externe Fachkraft
jaFaktor 10
Fachkraft : Hilfskraft
Verbindliche Personalzusammensetzung (§ 25b HKJGB, Novelle 2025): mind. 50 % pädagogische Fachkräfte, max. 25 % Quereinsteiger:innen (DQR-4, § 25b Abs. 2 Nr. 6) und max. 25 % Kräfte mit ergänzender/profilrelevanter Qualifikation. Hessen ist das einzige Land mit expliziter Quereinsteiger-Höchstquote (25 %, seit 2023 von 15 % angehoben)
So zählt das Verhältnis: Bis das angegebene Fachkraft-zu-Hilfskraft-Verhältnis erreicht ist, wird eine Hilfskraft mit Faktor 10 in Bienenstock live angerechnet. Ist das Verhältnis ausgeschöpft, zählt jede weitere Hilfskraft nicht mehr mit.
Vorbereitungs- und Verfügungszeit
Was in den Tabellenwerten und im Live-Faktor für Hessen bereits steckt, und was nicht. Die Kurztexte zeigen den Wortlaut aus dem Landesdatensatz. Ob Vorbereitungs- und Verfügungszeit im Personalwert steckt, regelt jedes Bundesland anders, mal ist sie in den Faktor eingerechnet, mal muss sie separat ausgewiesen werden. Bienenstock modelliert seine Live-Werte nach genau dieser Landeskonvention: ist die Zeit eingerechnet, zählt sie auch live mit; ist sie es nicht, bleibt sie außen vor.
Verfügungs- & Vorbereitungszeit
Fachkraftfaktor = kindbezogener Netto-Mindestbedarf inkl. mittelbarer pädagogischer Arbeit (kein separater Verfügungszeit-Abzug in Hessen)
Mittelbare pädagogische Arbeit (Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche) ist im gesetzlichen Personalwert mitgedacht, nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Ausfall (Krankheit & Urlaub)
+22 % separat in § 25c Abs. 1 (im Live-Faktor als × 1,22, seit 01.08.2020, vorher 15 %)
Krankheit und Urlaub sind im Personalpaket berücksichtigt, der Personalschlüssel ist bewusst höher (z. B. Ausfall-Prozentsatz oder Personalrückhalt im Gesetz), nicht als eigene Stundenzeile ausgewiesen.
Leitungszeit
Leitung +20 %, max. 1,5 VZS separat in § 25c Abs. 3
Leitung ist gesondert geregelt (Deputat, Sockel, Prozentsatz), siehe Landestext.
Gewichtung besondere Kinder & Integration
Behinderung / Inklusion
Inhalt bald verfügbar
Sprachförderung
Inhalt bald verfügbar
Integration
- Integrationskinder über separate Rahmenvereinbarung mit zusätzlichem Personal
Sozialraum / Sozialarbeit
Inhalt bald verfügbar
Weitere Gewichtungen
- nicht in § 25c geregelt
Besondere Situationen
Ausflug
jaFaktor 10
Vor-/Nachbereitung (in Kita, Öffnungszeit)
jaFaktor 10
Verfügungs-/Vorbereitungszeit ist bereits im Faktor enthalten. Vor-/Nachbereitung während der Öffnungszeit zählt als anwesende Kraft.
Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Vor-/Nachbereitung (außer Kita)
unklar
Fragen Sie Ihren Träger
Praxisanleitung
§ 25b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 HKJGB: Fachkräfte bis 50 % anrechenbar · Praxisanleitung über Förderprogramm „Fachkräfteoffensive“
Hier lässt das Gesetz Luft für Entscheidungen des Trägers
- Leitung bis 20 % obendrauf, wie viel Sie wirklich einplanen, regeln Sie mit dem Träger
- 22-%-Ausfall ist Stellenplan-Reserve, nicht Gruppen-Anwesenheit. Live-Schwellen selbst setzen
- Inklusionskinder: separate Rahmenvereinbarung, nicht in § 25c. Zusatzpersonal eigenständig kalkulieren
- Förderung nutzt absolute Buchungsstunden, Live-Rechnung den Mittelwert, beide Logiken parallel führen
- Vor-/Nachbereitung (in Kita, außerhalb Öffnungszeit): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
- Vor-/Nachbereitung (außer Kita): im Gesetz nicht eindeutig geregelt, mit dem Träger klären
Quellen & Rechtsnormen
§§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%)
Für rechtsverbindliche Aussagen bitte das jeweilige Landesjugendamt heranziehen. Die Werte werden zellenweise verifiziert und können sich durch Gesetzesänderungen aktualisieren.
Einzelzulassung möglich
-
Kontrolle & Prüfintervalle
?
Reformen & Gesetzesänderungen in Hessen
Wichtige Änderungen am Personalschlüssel und an den gesetzlichen Vorgaben für Kindertagesstätten in Hessen, chronologisch sortiert.
- 2020
Ausfallzeitfaktor erhöht von 15 % auf 22 % (§ 25c Abs. 1).
- 2023
Neuer Fachkraftkatalog § 25b (seit 03.08.2023): DQR-6 → DQR-4, Quereinsteiger-Höchstquote 15 % → 25 %.
- 2025/2026
10. HKJGB-Novelle: verbindliche Personalquote 50/25/25 (§ 25b); Teile in Kraft ab 01.08.2026; Übergangsfrist bis 30.06.2027. Fachkraftfaktoren/22 %/20 % unverändert.
Häufige Fragen zur Personalbemessung in Hessen
Antworten auf die häufigsten Fragen von Trägern, Kita-Leitungen und Verwaltungen zum Personalschlüssel und zu den gesetzlichen Vorgaben in Hessen.
Wie hoch ist der Personalschlüssel im Kindergarten in Hessen?
In Hessen gelten aktuell folgende Personal-Kind-Verhältnisse: 0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 2 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7. Rechtsgrundlage: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%).
Wie viele Erzieher pro Kind braucht eine Kita in Hessen?
Der Betreuungsschlüssel in Hessen hängt von der Altersgruppe ab: 0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, 2 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1, Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7. Diese Werte sind das gesetzliche Minimum (Fachkraftfaktor × Stunden); Rechtsgrundlage: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%).
Welches Gesetz regelt die Personalbemessung von Kitas in Hessen?
Die Personalbemessung in Hessen ist geregelt in: §§ 25b, 25c HKJGB · Novellierung 2020 (Ausfall 15% → 22%). Das verwendete Bemessungsmodell ist die „Fachkraftfaktor × Stunden".
Sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in Hessen eingerechnet?
Ja. In Hessen sind Verfügungs- und Vorbereitungszeiten in der gesetzlichen Personalbemessung bereits eingerechnet. Träger müssen diese mittelbare pädagogische Arbeit nicht separat aufschlagen.
Wer kontrolliert die Einhaltung der Personalbemessung in Hessen?
Die Aufsicht erfolgt durch das jeweilige Landesjugendamt im Rahmen der Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII. Bei dauerhafter Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben kann die Betriebserlaubnis eingeschränkt oder die Förderung gekürzt werden.
Welche besonderen Personalvorgaben gelten in Hessen?
• Fachkraftfaktor × Betreuungsmittelwert = Personalbedarf in h/Wo/Kind • +22% Ausfallzeit on top (Krankheit/Urlaub/Fortbildung)
Wie berechnet sich der Personalbedarf in Hessen nach § 25c HKJGB?
Personalbedarf in Personalstunden pro Woche pro Kind = Fachkraftfaktor (0 J. (Krippe) · 2,44 · 1:4,1 für U3 / 3 J. bis Schule (Kindergarten) · 0,85 · 1:11,8 für Ü3 / Schulkind (Hort) · 0,73 · 1:13,7 für Schulkinder) × Betreuungsmittelwert (22,5 / 30 / 42,5 / 50 h je nach Buchung) × 1,22 (22 % Ausfall) + bis zu 20 % Leitung obendrauf.
Vergleich mit Nachbarbundesländern
Wie regeln Nachbarbundesländer von Hessen die Personalbemessung? Direkt vergleichen:
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